Американский социолог, исследователь профессий и рабочих процессов Эверетт Хьюз в своих работах отмечал, что с ошибками и неудачами неизбежно сталкиваются все люди, независимо от специальности. В чем причины ошибок, что делать руководителю, если подчиненные их совершают, и как не навредить мотивации персонала — читайте в статье преподавателя Русской Школы Управления, консультанта по организационному развитию и HR Анны Мирсковой.
Под ошибками мы понимаем непреднамеренные действия, например, отсутствие результата, невыполнение поставленной задачи. И не берем во внимание ситуацию намеренного противодействия — ее необходимо рассматривать отдельно.
Причины ошибок сотрудников
Как реагировать и что делать, если ваш подчиненный совершил ошибку? В первую очередь разберитесь, что было тому причиной:
- Некорректно поставленная руководителем задача.
- Неправильные действия самого подчиненного при ее выполнении.
На практике встречаются оба этих случая. Иногда руководители сами, обладая гораздо большим объемом информации по сравнению с подчиненным, ставят задачу, не разъясняя некоторые значимые аспекты. Например, менеджер «забывает» уточнить, в каком виде должен быть представлен результат, или какие предполагаются процедуры контроля, или к кому сотрудник может обращаться за информацией во время выполнения работы.
У подчиненных могут возникать психологические сложности с тем, чтобы уточнить стоящую перед ними задачу, обратиться за разъяснениями. Особенно, если починенный — новичок или просто не очень смелый человек.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
Как избежать ошибок
Чтобы избежать ошибок, можно вспомнить практику, которая существовала во времена парусного флота. Тогда для передачи приказов использовали репетичного (от лат. repetere — повторять) судна. Во время боя оно могло двигаться между другими кораблями и передавать флажками приказы флагмана. Перед тем как этот приказ выполнять, каждый из линейных кораблей должен был его продублировать (так же, флажками), после чего репетичное судно давало знак: приказ понят точно.
Как этот подход можно использовать сегодня в практике компаний:
-
Во-первых, сам руководитель, отдав распоряжение, может уточнить у подчиненного: «Как вы меня поняли?», выслушать ответ и сопоставить корректность восприятия информации.
-
Во-вторых, сам сотрудник, получив задание от руководителя, может спросить: «Правильно ли я вас понял?» и повторяет все сказанное.
Независимо от того, кто выступит инициатором уточнений, задание будет понятно верно.
Что делать, если подчиненный ошибся
Но что делать, если сотрудник все-таки ошибается: наказывать его или нет, разбирать ли с ним промахи? Важно понимать ситуацию, в каком контексте это произошло:
Во-первых, каков уровень личностной зрелости сотрудника — не все люди могут признавать собственные ошибки, часто они психологически к этому не готовы. А на воспитание подчиненного вам потребуется много времени.
Во-вторых, каковы особенности организационной культуры компании или субкультуры подразделения. Ведь отношение к ошибкам закладывается и на уровне организаций. Например, в компании не принято конструктивно говорить об ошибках, обсуждать их, извлекать из них полезный опыт, а принято ошибки скрывать, потому что за них ругают и наказывают. И руководитель, неспособный признавать свои ошибки, задает модель поведения, которую потом копируют подчиненные.
Если вы хотите, чтобы сотрудник правильно принимал критическую обратную связь и после нее был мотивирован исправлять или не допускать ошибки, выполняйте несколько правил:
-
Прежде всего, вы сами, как руководитель, должны быть открыты обратной связи, способны обсуждать с подчиненными результаты не только их, но и своей работы.
-
Обратную связь сотрудникам формулируйте корректно, по существу, без перехода на личности.
-
Анализ и исправление ошибок поощряйте и подкрепляйте (речь идет о нематериальной мотивации и особенностях организационной культуры).
-
Выстраивайте каналы коммуникаций в компании (сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали) и открытую доверительную атмосферу.
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.
Предупреждение работника о нарушении трудовой дисциплины — это один из способов воздействия на нерадивого сотрудника. Однако в Трудовом кодексе для большинства работников не предусмотрен такой вариант привлечения к дисциплинарной ответственности, поэтому важно знать, как правильно оформить наказание подчиненного и при этом ничего не нарушить.
Скачать образец приказа о предупреждении за нарушение трудовой дисциплины
И административное наказание, и дисциплинарное взыскание
Прежде чем сформулировать, как вынести предупреждение сотруднику, уточним: работники, будучи должностными лицами, могут быть привлечены к административной ответственности, и их по решению суда или уполномоченных контролирующих органов могут наказать за допущенные нарушения законодательства. Если совершенный проступок содержит признаки и административного, и дисциплинарного нарушения, работодатель вправе привлечь сотрудника еще и по правилам Трудового кодекса РФ. Также допускается привлечение подчиненного к материальной ответственности, если его действия нанесли ущерб компании.
Образец предупреждения работнику за нарушение служебных обязанностей или дисциплины понадобится, если такой вариант дисциплинарного наказания прописан:
- в федеральном законодательстве (например, для судей — ст. 12.1 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1);
- в уставах (Дисциплинарный устав таможенной службы РФ, утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396, общевоинские уставы Вооруженных сил РФ, утв. Указом Президента РФ от 10.11.2007 № 1495, Дисциплинарный устав органов внутренних дел РФ, утв. Указом Президента РФ от 14.10.2012 № 1377);
- в положениях (пока законом предусмотрено только положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 № 621).
Как оформить взыскание
Если допущен проступок, работодатель вправе объявить или вынести предупреждение виновному, но он не обязан этого делать. Администрация вправе ограничиться указанием на недопустимость подобного поведения в последующем. Но для тех, кто трудится по ТК РФ, не предусмотрен такой способ привлечения к дисциплинарной ответственности, как устное предупреждение работнику. Если работодатель не планирует привлекать виновного к дисциплинарной ответственности, но хочет, чтобы подобное не совершали другие подчиненные, ему придется разработать свою собственную систему профилактики нарушений. В рамках такой системы могут быть введены листы предупреждений, журналы бесед, собрания коллективов. Подобная деятельность не противоречит действующему законодательству, но необходимо очень ответственно подойти к вопросу сохранения, распространения персональных данных. Лучше, если персональные данные сотрудников не будут фигурировать в рассылках или обзорах состояния служебной дисциплины, информацию о претензиях достаточно довести до сведения самого нарушителя.
Если закон позволяет предупреждать нарушителей, например, сотрудников таможенных органов, то работодатель должен руководствоваться в этом случае положениями пункта 21 Дисциплинарного устава таможенной службы. Приказ в этой ситуации выглядит практически идентично предыдущему, но будет содержать ссылку на норму дисциплинарного устава.
Однако прежде чем утвердить приказ о предупреждении работнику, дисциплинарное взыскание надо оформить в соответствии с утвержденной законодательством процедурой. Что надо сделать:
- Зафиксировать обстоятельства, которые позволят установить наличие проступка со стороны подчиненного. Это может быть докладная записка, какой-то акт, решение инвентаризационной комиссии, рапорт.
- Запросить разъяснения от провинившегося сотрудника. На подготовку письменных объяснений дается два рабочих дня. Рекомендуем выждать этот срок, даже если вы знаете, что работник не будет писать объяснительную.
- Если объяснительной нет, зафиксируйте этот факт в отдельном акте. Если есть, описанные обстоятельства изучаются специальной комиссией, после чего руководитель решает, виноват ли сотрудник и стоит ли к нему применять дисциплинарное взыскание.
- Если начальство решило, что за проступок следует предупредить, то используется образец приказа о предупреждении работника, утвержденный в конкретной структуре (и придумывать ничего не надо).
- Последнее, что надо сделать, — предоставить готовый документ на ознакомление сотруднику. Человек должен расписаться, чтобы подтвердить, что его уведомили о взыскании.
Приказ о вынесении предупреждения сотруднику. выглядит следующим образом:
Еще раз напоминаем: если ваш сотрудник не относится к вышеназванным категориям, предложенный образец приказа о вынесении предупреждения работнику использовать нельзя, он будет незаконным. Такой документ станет основанием для подачи жалобы в ГИТ или даже судебного иска.
Каждый руководитель время от времени сталкивается с промахами подчиненных. От его реакции на эти проблемы зависит его репутация в коллективе и продуктивность всей команды. Александр Шульгин, управляющий партнер агентства Purrweb, рассказывает, как работать с такими ситуациями, чтобы из неприятных случайностей они превратились в инструмент развития бизнеса.
Почему происходят факапы
Сотрудники совершают ошибки по нескольким причинам. Если это происходит из-за нехватки знаний и soft skills, человеку нужно дать ментора и план обучения. Если ему не хватает ресурсов — пересмотреть загрузку и бюджет проекта, если желания и настойчивости — проверить систему мотивации. Но эти инструменты сработают, только если сотрудник готов меняться.
У нас был менеджер, который считал, что если ему недостаточно ясно поставили задачу, он не обязан ничего уточнять. Как в баскетболе: там тоже виноват тот, кто плохо подал пас, а не тот, кто не смог его принять.
К счастью, сотрудник был готов пересмотреть свою позицию. Вместе с ним мы вывели проектный менеджмент на новый уровень меньше чем за год.
Но бывают и более сложные ситуации: например, особо ценные сотрудники намеренно не выполняют общие требования — скажем, талантливый программист отказывается перемещать свои задачи в таск-трекере. Такие звезды часто преподносят свои факапы как особые права. Это плохо действует на весь коллектив: разрушаются проверенные процессы, портится дисциплина. Встречаются сотрудники, которые не только не признаются в своих ошибках, но и пытаются свалить вину на других. С такими лучше не работать.
Shutterstock/retrorocket
Почему покер-фейс так же вреден, как и грубый разнос
Большинство руководителей понимают, что бурная реакция с криками, а тем более оскорблениями и угрозами — это плохо, но сдержаться удается не всегда. В сложные моменты у человека могут сработать поведенческие паттерны, заложенные еще в детстве. Если вы сорвались на подчиненного больше трех раз подряд — это уже не случайность, а паттерн. Чтобы его победить, нужна осознанная работа.
Чтобы не срываться, можно взять за правило не реагировать на сообщение об ошибке сразу. Лучше отложить разговор, особенно если вы чувствуете усталость и раздражение.
Полностью скрывать свои эмоции тоже не стоит — это может сработать только в минус. Совершив ошибку, человек ожидает определенной реакции со стороны начальства. Если руководителю сообщают о провале, а он сидит с каменным лицом, это обескураживает и пугает еще больше. Лучше открыто, но корректно выразить свое огорчение и предложить сотруднику вместе подумать, как исправить ошибку.
Чему учат провалы
Вот несколько важных вещей, которые мы поняли после столкновения с разнообразными негативными ситуациями.
1. Не вините людей за ошибки, а мобилизуйте их для работы над проблемой
Как-то раз у нас сильно упали продажи. Я не стал искать виноватых, вместо этого собрал продажников и сказал: ребята, в этом месяце может случиться кассовый разрыв. Давайте вместе подумаем, почему у нас нет сделок.
И ответ нашелся: мы вспомнили, что некоторое время назад начали искусственно замедлять процесс продаж (дольше вести переговоры с клиентами, откладывать подписание договоров), потому что наше производство не справлялось с растущим объемом заказов. С тех пор наша команда выросла и начала спокойно справляться с загрузкой, но продажи по-прежнему шли медленно. Когда мы это осознали, проблема решилась мгновенно. В тот месяц мы заключили рекордное количество контрактов.
2. Учите сотрудников сообщать о факапах как можно раньше
Иногда сотрудники скрывают ошибки до последнего, надеясь разобраться самостоятельно. Вот к чему это может привести.
Николай Петелин, сооснователь банка «Точка», руководитель направления МСБ банка «Восточный»:
Однажды при запуске услуги по регистрации ИП я нанял на это направление перспективного, как мне показалось, сотрудника и отпустил вожжи. А через несколько месяцев выяснилось, что все это время он вместо упрощенной системы налогообложения оформлял клиентам общую, где размер налога выше в разы. Из-за того, что режим налогообложения можно менять только раз год, клиенты компании целый год бы платили повышенные налоги.
Я исповедую принцип, что если клиент пострадал из-за твоих действий, в том числе финансово, ты должен ему все возместить. Сумма возмещения быстро росла и по первичным подсчетам могла дойти почти до 3 млн рублей. Все это время сотрудник знал о своей ошибке, но не приходил и не сознавался.
О проблеме мы узнали от клиента. Мне пришлось оперативно нанять более опытного бухгалтера из старой гвардии. Она, успев переоформить части клиентов документы, снизила сумму возмещений почти в пять раз. Наши потери были бы меньше, если бы сотрудник рассказал о проблеме вовремя.
3. Конфликты в коллективе повышают риск провалов
Задача руководителя — вовремя заметить проблемы в отношениях между сотрудниками и перевести ситуацию из эмоционального русла в рациональное.
Федор Борщев, ex-руководитель проектов «Студии Артемия Лебедева», ex-CTO «ГдеМатериал», консультант-CTO iGooods:
Когда-то я с партнером пришел руководить командой, в которой все программисты были на ножах и между собой, и с бизнес-заказчиком. Продукт каждую неделю падал, причем каждый раз по новой причине. Каждое обсуждение превращалось в эмоциональную перепалку. Вместо того, чтобы системно разбирать и чинить проблемы, люди винили друг друга: каждый факап воспринимался как предательство, а плохо написанный код — как личная лень программиста.
Мы договорились писать после каждого серьезного фейла Post mortem — документ, в котором рассказывается, почему ошибка случилась, как она развивалась, какие системы защиты не сработали и как ее предотвратить в будущем.
На проекте был большой технический долг, поэтому договорились с бизнес-заказчиком, что будем разбираться с ним параллельно с разработкой новых функций. За три-четыре месяца спокойно его закрыли. Продакшн перестал падать, в команде наступил мир. Она до сих пор успешно приносит бизнесу деньги.
4. Важно научить команду сверяться с видением заказчика
Многие провалы происходят из-за дискоммуникации между начальством и сотрудниками.
Николай Петелин:
В банке разрабатывали дизайн приложения. Ответственный за этот проект руководитель полгода показывал стейкхолдеру банка отдельные элементы дизайна, а когда за месяц до релиза дизайн продукта был презентован целиком, то неожиданно выяснилось, что весь стиль этой работы руководству не нравится. Для разработки этого дизайна нанимали стороннюю команду, потратили много времени и денег, а теперь все это полетело в корзину. Произошло это из-за того, что стейкхолдер, не видя весь дизайн целиком, дорисовывал себе совершенно другую картину, а сотрудник не учитывал этот момент.
И последнее. Чтобы сотрудники не боялись сообщать о своих ошибках и проблемах, руководитель всегда должен быть открыт для беседы. Если нет времени обсуждать каждую мелочь, нужно дать людям больше полномочий — тогда в случае обнаружения ошибки они остановят проблемный процесс сами, не тратя драгоценное время на согласования.
Как достичь максимума
- Реакция на ошибку сотрудника должна зависеть от ее причины. Если ему не хватает знаний или ресурсов, это не его ошибка. Если он не согласен с перечнем своих обязанностей, нужно искать компромисс. И только в случае твердого нежелания меняться с сотрудником лучше расстаться.
- Не допускайте появления в коллективе звезд, которые подают свою небрежность в работе как особые права. Это плохой пример для остального коллектива.
- Не отвечайте на сообщение об ошибке сразу, если чувствуете усталость или раздражение, — отложите разговор на час или на следующий день.
- Грубость и угрозы в рабочем общении неприемлемы, но и полное отсутствие реакции со стороны руководителя может сработать в минус. Не скрывайте, что вы расстроены из-за ошибки, предложите сотруднику выработать план по ее устранению.
- После каждой неудачи пишите Post mortem — документ с объяснением, почему произошла ошибка и как ее избежать в будущем.
- Учите сотрудников сообщать о проблемах как можно раньше — это поможет минимизировать убытки от провала.
- Отслеживайте конфликты в коллективе — они часто мешают конструктивной работе и усугубляют последствия ошибок.
- Иногда неудачи происходят из-за того, что сотрудник вынужден долго ждать обратной связи от руководства. Чтобы избежать этого, будьте открыты для общения с подчиненными или дайте им больше полномочий.
Фото на обложке: Shutterstock/retrorocket
Автор: Голованова Анастасия, Руководитель отдела управления персоналом ООО «Смарт Лоджистик Групп – Оперейтинг»
Человеку свойственно ошибаться. Эта фраза была увековечена ещё до нашей эры древнеримским ритором Марком Аннеем Сенекой. В каждой компании ежедневно сотрудники делают сотни и тысячи ошибок, и мало кто всерьёз работает над тем, чтобы усовершенствовать процессы и решить проблемы в корне.
Для того чтобы понять, насколько эффективно ведётся работа над ошибками в вашей компании, ответьте честно на вопрос: что Вы делаете, если узнаёте о промахах и недочётах сотрудников? Большинство руководителей «вызовут на ковёр» и накажут за ошибку, ведь она приносит или может принести потери компании. Причинно-следственная связь между ошибкой и наказанием сформирована в каждом из нас. Её источник уходит корнями в детство. Каждый из нас может вспомнить ситуацию, когда взрослые ругали за провинности, лишая возможности погулять или поесть любимое лакомство. Мы все находимся под влиянием такой схемы действий, поэтому если кто-то в нашем присутствии допускает ошибку, то нам приходится приложить немало усилий, чтобы удержаться от нелестных высказываний, неодобрительного покачивания головой, или цоканья языком. Некоторые начальники при этом, демонстрируя высшую степень недовольства, иногда не стесняются доходить до крика и неконтролируемых эмоциональных состояний.
Наша реакция стереотипна, мы действуем, не включая разум. По сути, мы повторяем некий заученный ритуал, абсолютно не думая о том, что мы хотим получить в результате наших действий, сопровождающихся не очень приятными для собеседника эмоциями. Мы так действуем потому, что мы видели, как это делают многие люди в подобной ситуации, и на основании этого мы считаем, что такое поведение и есть наиболее адекватное и целесообразное. В психологии это явление называется принципом социального доказательства. Однако стоит задуматься, правильный ли это путь?
Какую реакцию сотрудника мы хотим получить в ответ? Какова наша цель? К чему на самом деле приводит такая реакция на действия провинившегося работника?
Чтобы ответить на эти вопросы достаточно вспомнить наши собственные ощущения после осознания собственной вины. Даже в случае если нас никто не отчитывает и не наказывает за совершённую ошибку, мы чувствуем себя так, будто это происходит. Если к этому добавляется ещё давление со стороны общественности и руководства, то состояние усугубляется в разы. Давайте добавим к этому ещё дисциплинарное взыскание и закрепим денежным стимулом в виде понижающего коэффициента к премии, чтобы наверняка… За таким наказанием неизбежно следует целый букет негативных чувств: гнев, страх, стыд, печаль. По сути, это полная картина отрицательных эмоций, которые могут возникать у человека. Давайте попробуем глубже разобраться в том, какие последствия мы получаем от этой эмоциональной бури
______________________________________________________________________________
Предлагаем оценить эффективность персонала, провести обучение руководителей и сотрудников, оценку, онлайн оценку персонала, командообразование и бизнес-симуляции.
Алексей Широкопояс — эксперт по развитию персонала, основатель портала КОМПЕТЕНЦИИ /hr-media.ru/ a.shirokopoyas@bis-db.ru; 8-926-210-84-19
____________________________________________________________________________
Таблица реакций работника и возможных негативных последствий.
| № п/п | Эмоция | Проявление эмоции | Возможные последствия для компании |
| 1. | Гнев | Злость, огорчение, досада, возмущение, раздражение. | Потеря авторитета руководителя.
Плохие отзывы о работодателе. Снижение уровня удовлетворенности. Желание забрать у предприятия недополученные деньги любой ценой, мысли о краже. Игнорирование установленных правил. |
| 2. | Страх | Паника, настороженность, ощущение угрозы,
чувство неполноценности, неуверенность в завтрашнем дне, тревога, беспокойство. |
Сокрытие ошибок и их последствий.
Отказ сотрудника от выполнения ответственной работы. Лицемерие перед начальством. Риск совершить новую ошибку из-за излишней напряженности. |
| 3. | Стыд | Ощущение общественного мнения, чувство вины, неприятие критики, необходимость оправдаться. | Отсутствие желания приходить на работу.
Прогулы. Искажение информации. Снижение концентрации внимания. |
| 4. | Печаль | Чувство несправедливости,
обида на того, кто обнаружил и озвучил ошибку, разочарование, депрессия. |
Ухудшение коммуникаций в коллективе.
Снижение мотивации к работе. Снижение эффективности работы. Настраивание других сотрудников на уход из компании. Увольнение. Рост текучки. |
А какой результат нам был нужен? Мы ведь хотели, чтобы работник больше никогда не допустил ничего подобного. Чтобы он помнил, как ему дорого обходятся подобные вещи, и чтобы уж точно не позволил себе подобной роскоши в будущем. И что же в итоге? Другая ошибка. А ведь прошло слишком мало времени, чтобы он забыл. И, что ещё хуже, после этого может возникнуть необходимость искать новый персонал и тратить время на его обучение.
В современном мире человек становится основной ценностью. Важно, чтобы не только работодатель получал от работника некую пользу для себя, но чтобы и сотрудник на работе испытывал позитивные эмоции. Если задуматься, то работа занимает почти все время, не занятое сном. Она просто обязана приносить удовольствие.
Как же превратить работу над ошибками из проблемы в радость?
Компания «Смарт Лоджистик Групп – Оперейтинг» решает этот вопрос комплексно. Итак, что же делать, если сотрудник совершает ошибку?
Шаг 1. Право на ошибку.
Прежде всего, нужно признать право людей на ошибку. Причем признать это право нужно не только на уровне руководителя компании, но и на всех руководящих уровнях от топ менеджмента до операционных управляющих нижнего звена. При этом нужно понять еще одну важную особенность: когда работник фактически совершает ошибку, для него не имеет значения, насколько тяжелы финансовые потери от этой ошибки. Финансовые результаты важны для компании и руководства. Работник же совершает промах не потому, что для него не важны последствия, а потому, что об этих последствиях он не догадывается, или недооценивает их. Он вообще не думает о последствиях и, что ещё интереснее, он не осознает в принципе, что совершает ошибку. Скорее всего, он в момент работы вообще думает о чём-то своем, не имеющем отношения к выполняемой работе.
Мы опрашивали работников и пытались узнать их мнение о том, какая ошибка может быть отнесена к категории легкой, какая – к тяжелой. Они не могли сколько-либо определенно ответить на эти вопросы. Для них все ошибки одинаковые. Единственным более или менее подходящим критерием для того, чтобы оценить тяжесть ошибки глазами работника является наличие у совершившего ошибку ЗНАНИЯ о том, как нужно было действовать, чтобы все было правильно. Другими словами, был ли работник ОБУЧЕН тому, как нужно производить эту работу, или нет.
Через этот факт легко подойти к признанию того, что совершенная ошибка уже не его, не работника, а наша, ошибка менеджмента. Это мы его не обучили, не рассказали ему, что и с какой последовательностью он должен делать. И теперь уже имеет значение, какие шаги были предприняты менеджментом, чтобы предотвратить проблему.
Из этого мы делаем очень важный вывод – ответственность за ошибку и ее недопущение в будущем – наше общее дело.
Шаг 2. Рабочая группа.
Итак, когда обнаружен факт ошибки, мы собираем летучку, и вместе идем в «гемба», туда, где была совершена ошибка. «Гемба» с японского буквально означает «реальное место», т.е. место, где создается ценность для потребителя.
Присутствует работник, совершивший ошибку, его непосредственный руководитель, представитель HR, а также лицо, отвечающее за составление рабочих инструкций и обучение персонала. На первом этапе в рабочую группу входит также руководитель высокого звена, присутствие которого придает важность и особую ценность происходящему. В зависимости от процесса, могут привлекаться сотрудники других подразделений, которые принимали непосредственное участие в исследуемом деле. Рабочая группа проводит по горячим следам расследование, вникая в мельчайшие обстоятельства произошедшего события. На этом этапе важно всё, ибо, как всем известно – дьявол кроется в деталях. И здесь нужно акцентировать внимание именно на фактических реальных обстоятельствах, не путая факты с тем, как это нужно было делать по мнению работников, по рабочей инструкции или иным установленным правилам. При этом необходимо разбирать проблемы именно ПРОЦЕССА, а не ЧЕЛОВЕКА, который допустил промах. Это нужно подчеркнуть для всех участников, мгновенно пресекая попытки обвинений, нападок на виновника неудачи.
В дальнейшем рабочие группы станут уже обычным явлением, участие в них топ менеджмента не будет являться необходимым. Процесс станет саморегулируемым.
Как управленцы учились на своих ошибках в бизнесе
Шаг 3. Составление структурированной потоковой диаграммы процесса (СПД).
Далее рабочая группа описывает процесс, или использует имеющуюся СПД, если она уже была ранее составлена. При составлении описания нужно ориентироваться на процесс, какой он есть сейчас. Только когда четко установлены слабые места, можно построить процесс, какой он должен быть. Составляя СПД, важно учитывать мнение сотрудника, сделавшего ошибку, а также работников, исполняющих аналогичный функционал, обладающих более высокой квалификацией, если таковые имеются. Ведь именно они являются непосредственными исполнителями и потому лучше, чем прочие, могут знать оптимальные способы работы. При такой совместной деятельности происходит волшебное преображение, когда совершивший ошибку сотрудник начинает менять ракурс от негативных ощущений в позитивные, поскольку он вовлекается в процесс уничтожения самой возможности совершения подобной ошибки в будущем. Он на своей шкуре осознал, что, если он ошибся в подобном случае, значит, другой сотрудник тоже может допустить ошибку, и тогда уже другой человек, его коллега, может ощутить всю неприятность этой ситуации. Но поскольку ведется работа по предотвращению этой ошибки, то её уже никто не совершит, тем более что он сам именно здесь и сейчас работает над этим! Здесь рождается самая настоящая вовлеченность.
Давайте разберемся, действительно ли во время формирования СПД появляется вовлеченность всех членов команды, и почему. Вовлеченность – это физическое, интеллектуальное и эмоциональное состояние работника, которое мотивирует его выполнять работу в соответствии с установленными правилами и даже лучше.
Оценить вовлеченность можно по критериям:
— информированность о ценностях компании;
— понимание корпоративных ценностей;
— согласие с установленными правилами;
— передача другим сотрудникам установленных правил и ценностей;
— самостоятельное создание корпоративных ценностей.
На приведенном графике видно, что в случае, если работник непосредственно участвует в создании корпоративных ценностей, то он автоматически знает их, понимает, согласен с ними и, безусловно, будет рассказывать об этом коллегам. Он сможет логичнее и четче обучать их тому, как и в какой последовательности производить действия, причём наверняка будет акцентировать внимание именно на тех моментах, которые позволяли вариативность, и в которых у него самого возникали сложности. Таким образом, СПД и является той самой корпоративной ценностью, которую создает сотрудник.
Почему мы применяем СПД для борьбы с ошибками? Дело в том, что ошибка происходит тогда, когда в голове имеется несколько вариантов решения задачи, и мозг затрудняется, какой из них выбрать. Нарушается понимание последовательности производимых действий из-за их многообразия. Потоковая диаграмма похожа на компьютерный алгоритм и допускает только один вариант действий в каждом случае, строго устанавливая порядок совершения операций. Лишние варианты отметаются, и наступает ясность и конкретика. Эффект закрепляется визуализированной схемой, что имеет большое значение для восприятия. При этом риск ошибок сводится к нулю. Некоторые процессы мы дополнительно сопровождаем пошаговыми фотографиями, для того, чтобы зафиксировать результат и сделать его понятным даже для новичка.
2 главных ошибки современных HR — служб
Шаг 4. База данных об ошибках.
Следует отметить тот факт, что на начальном этапе борьбы с ошибками их бывает довольно много, кажется, что по каждой детально разбирать процесс не получится. Для удобства работы с данными необходимо создание файла, в котором фиксируются все факты некорректных действий персонала с указанием на дату, время, место совершения, участок, виновника и прочие, конкретизирующие и идентифицирующие событие сведения. Мы вносим эти данные в Excel.
Анализируя сведения, занесенные в таблицу, можно обнаружить удивляющую взаимосвязь ошибок. Ошибка кладовщика, который неправильно принял товар на склад, по цепочке влечёт некорректное размещение, сделанное водителем штабелера, затем след появляется снова при отгрузке этого же палета с товаром другим кладовщиком, а также прослеживается отсутствие должной осмотрительности оператора, готовившего документы для отгрузки и не исправившего несоответствия. Эта цепочка невнимательных действий уже приводит к претензии от клиента. Таким образом, проанализировав весь процесс, мы можем обозначить стадии, на которых следует произвести дополнительные проверки, и тогда последующий этап будет подстраховывать предыдущий, проверяя корректность действий. Сведения о том, когда нужно проводить проверку на каждой стадии, мы также фиксируем в СПД, либо во время её составления, либо тогда, когда была выявлена закономерность.
Используя базу данных, мы можем категоризировать ошибки по существенным для нас критериям, например, таким как:
— частота совершения;
— финансовые потери компании;
— потери времени на исправление.
Критерии позволяют нам расставить приоритеты для работы и выбрать, над какой ошибкой мы будем работать в первую очередь, если их появилось сразу несколько.
Вносить данные в базу могут руководители любого подразделения, заметившие ошибку, или узнавшие о ней. Владельцем базы данных назначается ОДИН сотрудник. Он отвечает за анализ ошибок и контролирует проведение работы над ними в соответствии с приоритетами. Он же отмечает в таблице, какие действия были предприняты для решения проблемы, а также фиксирует созданные для этого процесса СПД и проведенные с этой целью обучения. Как правило, при правильно организованной работе над ошибками, выбрать владельца таблицы данных не составляет труда – это тот, кто проявляет наибольшую активность и является лидером большинства рабочих групп.
Довольно сложно ломать стереотипы и изменять привычные поведенческие реакции. Однако человеку дан разум для того, чтобы проанализировать возможные последствия своих действий и понять, что будет более эффективным.
Принимая решение двигаться от наказания за ошибки к командной работе по усовершенствованию процессов, мы решаем сразу несколько задач:
— вовлекаем сотрудников в работу;
— обозначаем направление для организационной работы менеджеров;
— детально разрабатываем процессы;
— обеспечиваем качественное обучение персонала;
— выстраиваем кроссфункциональные связи между сотрудниками подразделений;
— обеспечиваем более слаженную и эффективную работу;
— снижаем потери компании.
Таким образом, как бы парадоксально это ни звучало, давая сотруднику право на ошибку, мы снижаем риск ее совершения.
Как определить, каких компетенций не хватает кандидату на руководящую должность
Дайджест «Журнал КОМПЕТЕНЦИИ» раз в неделю — для развития HR-карьеры и личной эффективности
Email*
Представьте себе два сценария:
Сценарий А.
Уже неоднократно составлялись разговоры с одним из членов команды о низком качестве его работы.В попытке решить эту проблему было создано соглашение о необходимости повышать результативность. Но спустя несколько недель несмотря на тренировки с коллегами и поддержку со стороны руководителя, не произошло никаких улучшений. Что делать дальше?
Сценарий B.
Один из представителей коллектива в рабочее время был застукан за просмотром фильма. Это напрямую нарушает Интернет-политику компании, и потенциально может привести к расхолаживанию атмосферы в команде. Тем не менее правила говорят, что вы не можете уволить сотрудника немедленно. Какие действия предпринять?
В сценарии А человек не смог продемонстрировать улучшение в исполнении ежедневных задач, не взирая на то, что для этого были созданы все условия. В сценарии B, поведение человека является абсолютно неприемлемым, и это должно быть признано всеми участниками коллектива.
В этих обеих ситуациях, можно выдать официальное предупреждение, являющееся одним из видов дисциплинарных мер, формально сообщающий подчиненному о грозящих последствиях, если поведение не улучшится. Последствия могут включать в себя и увольнение.Если человек не выполняет задачи на должном уровне или ведет себя неподобающе, возможно придется расстаться.
Официальные предупреждения, как правило, являются частью прогрессивной дисциплинарной процедуры организации, в которой руководитель дает людям возможности изменить поведение.
Если решение выдать предупреждение уже принято, необходимо учесть рекомендации, почерпнутые из практики многих менеджеров:
• Очень важно знать трудовое законодательство своей страны.
• Трудовое законодательство часто сложно, имеет много причинно-следственных связей и правильный способ действий не всегда очевиден. Но ошибки могут дорого обойтись, отнимут много времени и плохо сказываются на репутации организации в обществе.
Таким образом, нельзя спешить при рассмотрении дисциплинарных вопросов, важно убедиться, что все процедуры следуют буке закона.
Когда выдавать официальное письменное предупреждение?
Предупреждения, как правило, выдаются после прогрессии методов, придерживаясь которых можно помочь сотруднику понять, что конкретно исправить,и насколько серьезна проблема.
Эффективно показывает себе такая последовательность действий:
• Устное предупреждение;
• Письменное предупреждение;
• Официальное письменное предупреждение;
• Прекращение сотрудничества.
Перед выдачей письменного предупреждения менеджеру важно обратиться к дисциплинарному кодексу организации. И только убедившись, что решение не имеет ни доли субъективной оценки и полностью совпадает с внутренними установками компании, можно начинать подготовку. Важно объективно подходить к такому решению, ведь некоторые вопросы не настолько значимы либо проявились впервые и ситуация может решиться простым устным предупреждением.
Однако некоторые проступкимогут быть весьма серьезными, и требовать сразу жестких мер, минуя устное предупреждение. Например, кража или угроза насилия.
Выдача устного предупреждения
Если устное предупреждение оправданно, оно редко переходит в формальные дисциплинарные процедуры и его достаточно, чтобы достичь желаемого результата. Как и в любой другой ситуации, до выдачи предупреждения, менеджер и все заинтересованные стороны должны действовать справедливо и давать возможность сотруднику разъяснить свое видение ситуации.
Как правило, устное предупреждение выдается в присутствии свидетелей, это дает два эффекта. Первый в том, что есть кому подтвердить сделанное замечание, а второй профилактика для остальных подчиненных.
При выдаче устного предупреждения руководитель должен убедиться, что работник понимает:
— почему оно было выдано;
— какие действия требуются для исправления ситуации;
— будущие последствий, если не принять во внимание предупреждение.
Как пример можно рассмотреть следующий текст.
«Анатолий, как вы знаете, Игорь сообщил мне, что вы обругали его во время чаепития сегодня в столовой (Определены обе стороны, указывается характер и дата, время и место совершенного преступления.) Я услышал ваше видение этой истории, и слышал мнение Игоря. Прекрасно, что вы смогли признать ошибку и извинились. Вместе с тем такое поведение противоречит дисциплинарному кодексу компании. Сейчас я даю вам устное предупреждение в присутствии коллег и напоминаю, что ругать своих коллег по какой-либо причине неприемлемо и недопустимо. Вы предупреждены о необходимости исключить нецензурные или оскорбительные выражения в отношении любого лица в этой компании.(Это говорит виновному, что он должен сделать, чтобы исправить ситуацию.)
Предупреждение действует в течение 3 месяцев,(это обозначает,сколько времени дается на исправление вопроса), и если выне примите во внимание данное предупреждение, то будут применены более строгие дисциплинарные методы. (Это показывает, что произойдет, если инцидент повторится).Как вы поняли, что я имел ввиду, говоря о предупреждении, и что произойдет, если вы не исправите поведение?» (Это гарантирует отсутствие недопонимания со стороны виновного.)
После выдачи предупреждения менеджеру необходимо записать в своем ежедневнике или ином подходящем месте, где информация сохранится на будущее, что предупреждение было выдано, дату и время, причину и срок его действия.
Нет смысла размещать в личном деле информацию об устном предупреждении, так как проступок не настолько важен и решается в рамках коллектива. Если в течение испытательного срока рецидива аналогичного поведения не произойдет, примечания, сделанные менеджером в своем дневнике, могут быть удалены.
Если же устное предупреждение выдавалось и ситуация не поменялась, то пора приступать к более кардинальным шагам и начать подготовку письменного предупреждения.
Подготовка к выдаче письменного предупреждения
Сбор информации о проблеме
Перед тем как создать письменное предупреждение необходимо собрать всю необходимую информацию, касающуюся работника и беспокоящего вопроса. Анализ информации позволит оценить целесообразность такого решения и написать подробное, эффективное предупреждение.
Оценивается информация:
• даты и времени каких-либо нарушений.
• любые разговоры или предыдущие устные предупреждения об этой проблеме.
• старые документы, которые были подписаны сотрудником, отражающие его согласие с условиями компании, а также иллюстрирующие их нарушение них.
Разговор с работником
Перед оформлением письменного предупреждения проводится конфиденциальная беседа с нарушителем. Встреча позволяет глубже понять ситуацию и справедливо принять решение перед столь важным шагом. Разговор может показать, что этот вопрос был недоразумением, и не требуется никаких дополнительных действий.
Подтверждение ответственного за решение вопроса
Определить, действительно ли выдача предупреждений этому сотруднику входит в непосредственные обязанности. В крупных организациях не всегда ясно кто должен брать на себя эту ответственность, особенно если работник имеет несколько руководителей.
Как правило, подобные «письма» выдает непосредственный руководитель, но в некоторых случаях решение о выдаче предупреждения может быть принято на собрании группы менеджеров.
Написание предупреждения
1. Хоть требования среди организаций могут отличаться, есть ряд общих элементов, входящих в каждое официальное письменное предупреждение. Для создания информативного и эффективного письменного предупреждения важно:
• Включить имена всех участвующих сторон.
• Описать характер проступка.
• Указать дату и время нарушения.
• Разъяснить детали о предварительно выданных предупреждениях, периоде, времени и участвующих сотрудников.
• Включить выданные работнику инструкции для исправления ситуации.
• Прописать озвученные последствия этого нарушения, а также последствия будущих проблем.
2. Изъясняться максимально конкретно. Четкие и краткие детали предупреждения помогут точно передать претензию и позволят сотруднику быстрее исправить поведение, воизбежании правонарушений в будущем.
Предупреждения должны ясно дать понять, что произойдет, если поведение работника не скорректируется. Например: «Если произойдет повторное нарушение, будет выдано последнее предупреждение перед увольнением».
3. Доставить письменное предупреждение лично. Хоть оно и написано, отправлять его электронной почтой или иным способом бессмысленно, так как полностью пропадает серьезность обозначенного происшествия.
Передавая предупреждение во время частной встречи с работником, есть возможность еще раз расставить правильные акценты и ответить на вопросы. Это особенно важно, если сотрудник результативен и есть цель сохранить его в компании.Начав встречу можно указать на положительные моменты его работы, и только потом сосредоточиться на отрицательном ходе событий.
4. Убедиться, что сотрудник понимает предупреждение. После того как предупреждение написано и передано подчиненному, важно обсудить его условия (продолжительность, причину, ожидаемые поведение и срок исправления).
Большинство письменных предупреждений подписываются, а перед этим берется согласие с условиями договоренностей. Гуманно, если работнику разрешают оспаривать такие решения. Как ни крути, невозможно быть застрахованным от изначально неверной трактовки событий и информации.
Пример письменного предупреждения
«Ведущему специалисту службы доставки Артемию Терехову
Ранее с вами проводились беседы для восстановления дисциплины. Ссылки на проведенную работу можно найти в приложении. (Делается ссылка на вышеуказанное дисциплинарное производство, в котором предъявлены обвинения в неподчинении).Вы неоднократно оставляли рабочий грузовик на обочине дороги рядом со своим домом после поздних доставок продукции клиентам. На просьбы и предупреждения о необходимости парковки на охраняемой территории вы не реагировали, аргументируя поведение удаленностью автостоянки и особой значимостью исполняемых заказов.
В ночь на 27 марта 2017 года вы повторно отказались выполнять данное условие работы.В результате в ночное время был украден аккумулятор грузовика, припаркованного во дворе.Этот факт нанес компании финансовый ущерб на покупку новой батареи. (Работник был идентифицирован и дата, время, место и характер преступления четко указано.)
Вы признали свою вину и должны четко понимать, что неподчинение требованию рассматривается как серьезный проступок, и не может допускаться дальше. (Работник проговорил, что считает это серьезным вопросом.) Настоящим вы предупреждаетесь, что при парковке рабочего автомобиля на необорудованных специально для этого местах в течение испытательного срока, вы будете подвергнуты более строгим мерам дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения.
Вы должны воздерживаться от совершения каких-либо актов неправомерных действий в ходе вашей работы на эту компанию. Данное предупреждение действует в течение 6 месяцев с даты составления настоящего документа.
(Сотрудник также рассказал, какие действия от него требуется, чтобы исправить ситуацию.)
Искренне ваш,
Очень Раздраженный Босс.
Я знаю и понимаю содержание этого предупреждения и получил его копию.
Подпись работника ________________________ Дата: ______________
Свидетель Подпись: _________________________________»
Роковые ошибки при оформлении письменных предупреждений
— Выдача письменных предупреждений с помощью текстовых сообщений в чате, почте и по прочим рабочим средствам связи.
Конечно, это тоже способ решения задачи. И многие начинающие руководители, переживая за проведение процедуры, выбирают именно данный формат. Нотакой подход не профессионален. Подчиненный может сделать вид, что сообщения не получал и оспорить предупреждение, не осознав всей важности ситуации, и в результате попросту не исправиться.
— Выдача предупреждения через длительное время после проступка.
Это необходимо сделать сразу же после инцидента, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
Выдача предупреждений (неважно, устное оно или письменное) это неприятная процедура для менеджера, она часто сопровождается стрессом или волнением. Но самое важное, что должен помнить управленец – это единственный инструмент, исправляющий систематичные нарушения дисциплины, отношение к работе, утерянную результативность. Если не обозначать сотрудникам того, что в их поведении что-то не так либо затягивать данные процедуры в коллективе формируется образ неверного поведения и данная ложка дегтя портит всю бочку меда. Предупреждения – это путь к исправлению и сохранению персонала, если они выдаются прогрессирующим методом.
[Перейти в раздел Кадровое делопроизводство]
Что такое дисциплинарный проступок и дисциплинарное взыскание
Дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ; п. 35 пост. Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 (далее — Постановление № 2)).
Трудовой кодекс предусматривает три вида дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
К отдельным категориям работников также могут применяться другие виды дисциплинарных взысканий:
- строгий выговор (например, к госслужащим, сотрудникам органов внутренних дел) (ст. 57 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ; ст. 41.7 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1);
- предупреждение о неполном служебном соответствии (например, к прокурорам, таможенным работникам) (ст. 50 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ; подп. 4 п. 32 приказа ФТС России от 24.12.2008 № 1658).
Отметим, что штрафы не являются законной мерой воздействия, поскольку Трудовой кодекс не допускает применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (ч. 4 ст. 192 ТК РФ).
Также Трудовой кодекс не допускает нарушение порядка применения дисциплинарного взыскания. За такие действия установлена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Совершение аналогичного нарушения повторно (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
- на юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей.
С другой стороны, работник с дисциплинарным взысканием может быть обоснованно лишен премии и других стимулирующих выплат, или их размер может быть уменьшен, если это предусмотрено локальными нормативными актами работодателя (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 26.09.2013 по делу № 33-11761/2013).
Вместе с тем наказание должно быть соизмеримо тяжести проступка, его последствиям и учитывать обстоятельства, при которых он был совершен (ч. 5 ст. 192 ТК РФ), а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду (п. 53 Постановления № 2).
На практике замечание является более распространенной мерой ответственности, чем выговор.
Увольнение в случае однократного грубого нарушения трудовых обязанностей — наиболее строгая форма. Трудовой кодекс содержит перечень оснований для ее применения, например (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
- прогул;
- появление сотрудника на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
- разглашение государственной, коммерческой, служебной и иной тайны, в том числе разглашение персональных данных другого работника, и т. д.
Увольнение по причине неоднократного неисполнения трудовых обязанностей возможно при условии, что к работнику в течение последнего года было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено. При этом не важно, какое было первое взыскание — замечание или выговор. Данное основание для увольнения не требует совершения работником одинаковых проступков, например, только опозданий или только некачественной работы с клиентами. Любое неисполнение обязанностей в рамках заключенного трудового договора дает работодателю право уволить работника, если ранее наложенное дисциплинарное взыскание было произведено в соответствии с законом.
Таким образом, по мнению автора, мерой наказания за грубое обращение с клиентом может служить замечание, если действия работника не имели тяжелых последствий для компании (например, таких, как потеря клиента, отказ потенциального клиента от заключения выгодного договора с финансовыми показателями и т. п.).
Основания для дисциплинарного взыскания
Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, трудовой договор и должностная инструкция могут регламентировать процедуру взаимодействия работника с клиентами (ст. 189 ТК РФ; письмо Минтруда России от 16.09.2016 № 14-2/В-888). В этих документах может быть установлен запрет на использование ненормативной лексики при общении, недопустимость оскорблений либо других форм неэтичного поведения.
Кроме того, правила могут быть подробно прописаны в отдельном документе, например кодексе поведения, этических норм и делового общения, и включать следующие обязанности работника:
- соблюдать вежливый тон в общении с клиентами и коллегами, проявлять уважение и терпимость;
- не допускать нецензурных, оскорбительных и грубых слов, категоричных высказываний, некорректного тона в общении;
- быть внимательным и доброжелательным;
- не допускать конфликтных ситуаций, не совершать провоцирующие поступки;
- своевременно разрешать спорные вопросы, при этом использовать конструктивный метод диалога, деловой переписки;
- способствовать формированию и сохранению в коллективе благоприятного морально-психологического климата;
- поддерживать и развивать инициативу коллег.
Компания обязана под подпись ознакомить нанимаемого работника со своими правилами до подписания трудового договора (ч. 2 ст. 22, ст. 68 ТК РФ). Если она принимает новые локальные нормативные акты или изменяет уже действующие редакции внутренних документов, то всех работников нужно ознакомить с ними под подпись до введения в действие, а в случае изменения существенных условий трудового договора — за два месяца до такого изменения.
Обратите внимание, что установленные правила не должны ухудшать положение работников относительно трудового законодательства, коллективного договора (если он есть) и должны учитывать мнение представительного органа работников (при его наличии в организации) (ст. 8 ТК РФ). В противном случае они могут быть признаны недействительными, а наложение дисциплинарного взыскания за несоблюдение правил — неправомерным.
Доказать совершение работником дисциплинарного проступка — обязанность компании. Помимо этого она должна доказать наступление последствий, к которым привели действия работника, и размер причиненного ущерба.
Наложение дисциплинарного взыскания и доказательства
Процедура наложения дисциплинарного взыскания регламентирована положениями Трудового кодекса.
Факт нарушения работником трудовой дисциплины фиксируется письменно, например, в докладной записке на имя руководства, акте, решении комиссии по результатам проверки, поскольку в случае судебного разбирательства работодателю необходимо будет представить доказательства совершения проступка (пп. 38, 43, 49, 53 Постановления № 2).
Образец докладной записки
Документальное основание для взыскания должно описывать, что и когда совершил работник, какой пункт какого локального нормативного акта нарушил, какие последствия повлекли его действия. Также можно дать рекомендации относительно меры дисциплинарного воздействия на нарушителя.
Обратите внимание, что обязанность ознакомить работника с данными документами трудовым законодательством не установлена.
После того как компании стало известно о дисциплинарном проступке, ей следует запросить у работника письменное объяснение его действий. Данную просьбу желательно задокументировать, то есть составить уведомление о предоставлении объяснений и передать работнику под подпись с указанием даты ознакомления на копии документа и подписи в получении.
Образец уведомления о предоставлении объяснений
Работник должен предоставить письменные объяснения в течение двух рабочих дней, которые считаются с даты, следующей за днем предъявления требования (ст. 191 ГК РФ). Лишение его такого права может являться основанием для признания дисциплинарного взыскания незаконным (определение Московского областного суда от 19.08.2010 по делу № 33-14897).
Обратите внимание, что при исчислении срока для предоставления объяснений не принимается во внимание индивидуальный график работы сотрудника (определение ВС РФ от 30.07.2008 № 36-В08-23).
Если по истечении двух рабочих дней объяснения отсутствуют, компания составляет акт об отказе в их предоставлении. Например, если объяснения затребованы в понедельник, следующие два дня компания их ожидает и в случае их непредставления в четверг составляет соответствующий акт.
Отсутствие объяснений не препятствует наложению дисциплинарного взыскания.
Если представленные объяснения работодатель сочтет уважительными, дисциплинарное взыскание может не применяться.
Важно соблюсти сроки наложения дисциплинарного взыскания. Оно применимо в течение месяца с момента выявления проступка (с момента, когда работодатель узнал или должен был узнать о данном факте), не считая времени болезни сотрудника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников (ст. 193 ТК РФ).
Считается, что компания узнала о совершении дисциплинарного проступка с момента, когда о нем стало известно непосредственному руководителю работника.
В Трудовом кодексе прописан срок ограничения наложения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ):
- в течение шести месяцев с момента совершения проступка;
- если о проступке стало известно в ходе ревизии или проверки — в течение двух лет с момента совершения проступка.
Так, если по причине болезни срок наложения дисциплинарного взыскания пропущен, то его уже нельзя применить.
Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания законодательством не предусмотрено. Документ должен содержать следующую информацию: Ф. И. О. работника; его должность и структурное подразделение; описание совершенного проступка; пункты каких локальных нормативных актов работодателя были нарушены; ссылки на докладные и объяснительные записки, акты, решение/протокол заседания комиссии расследования и их реквизиты; какой вид дисциплинарного взыскания применяется.
Образец приказа о наложении дисциплинарного взыскания
Если работник отказывается письменно ознакомиться с приказом, необходимо составить соответствующий акт.
В личную карточку работника (форма № Т-2, утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) запись о дисциплинарном взыскании вносить необязательно. Но при необходимости (для обеспечения внутреннего учета) данную информацию можно отразить в разделе Х «Дополнительные сведения».
В трудовую книжку запись о дисциплинарном взыскании также не вносят, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).
Работник вправе обжаловать дисциплинарное взыскание в государственной трудовой инспекции, в комиссии по трудовым спорам и в суде (ч. 7 ст. 193, ст. 382 ТК РФ).
Комиссия по трудовым спорам обязана рассмотреть спор в течение 10 календарных дней со дня подачи работником заявления (ч. 2 ст. 387 ТК РФ). Если этого не произошло, работник имеет право перенести рассмотрение заявления в суд (ч. 1 ст. 390 ТК РФ).
Срок обжалования в суде составляет три месяца с момента вынесения приказа о применении дисциплинарного взыскания и месяц в случае, если работник был уволен за дисциплинарный проступок (ст. 392 ТК РФ). При этом дело о восстановлении на работе должно быть рассмотрено до истечения месяца со дня поступления заявления в суд. В указанные сроки включено в том числе и время, необходимое для подготовки дела к судебному разбирательству (п. 7 Постановления № 2; гл. 14 ГПК РФ).
Обратите внимание, что при обращении в суд с иском по требованиям, вытекающим из трудовых отношений, в том числе по поводу невыполнения либо ненадлежащего выполнения условий трудового договора, работники освобождаются от оплаты пошлин и судебных расходов (ст. 393 ТК РФ).
Если работник пытается обжаловать увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, а срок обжалования предыдущих дисциплинарных проступков истек, суд не удовлетворит его просьбу о восстановлении на работе (Обзор законодательства и судебной практики ВС РФ за II квартал 2007 года, утв. пост. Президиума ВС РФ от 01.08.2007).
В заключение отметим, что важно соблюсти все требования законодательства относительно процедуры наложения дисциплинарного взыскания. В противном случае у работника будут основания взыскать с компании компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ), а если он был уволен — восстановиться в должности и, соответственно, получить зарплату за весь срок вынужденного отсутствия с учетом процентов (денежной компенсации) за ее задержку (ст. 236 ТК РФ).
Министерство труда и социальной защиты РФ указало, что если в правилах внутреннего трудового распорядка, локальных нормативных актах или в трудовом договоре есть положения, предусматривающие недопустимость грубых, резких выражений при общении с клиентами, то к работнику, нарушающему данные положения, работодатель может применить меры дисциплинарного воздействия (письмо Минтруда России от 16.09.2016 № 14-2/В-888).
В судебной практике имеются примеры, когда суд не расценивает неэтичные действия работника и высказанное мнение, отличное от позиции руководства, как нарушение трудовой дисциплины (определение Санкт-Петербургского городского суда от 08.04.2013 № 33-5330, апелляционное определение Омского областного суда от 23.10.2013 по делу № 33-7037/13).
Право на свободу мысли и слова гарантировано статьей 29 Конституции РФ. Работник вправе свободно выражать свое мнение, критиковать действия других лиц, если его действия не носят оскорбительного характера и не унижают честь и достоинство личности.
С другой стороны, для ряда профессий невыполнение этических норм и правил служебного поведения является дисциплинарным проступком. Например, это касается сотрудников муниципальных служб, полиции, педагогов (определение Московского городского суда от 10.04.2012 № 33-8753/2012).
Во избежание описанных в статье ситуаций компании необходимо ввести корпоративную культуру, которая:
- включает нормы поведения в офисе;
- призывает соблюдать и придерживаться установленных правил в любой ситуации;
- обязывает руководителей быть примером для своих подчиненных;
- культивирует уважительное отношение между сотрудниками;
- позволяет отслеживать обратную связь по совместной работе в команде и периодически исследовать уровень удовлетворенности клиентов.
Приказ о предупреждении за нарушение трудовой дисциплины — документ с таким названием в коммерческих компаниях не встречается. Из материала вы узнаете, каким приказом оформляется наказание за дисциплинарный проступок и как его составить.
Приказ о дисциплинарном наказании за нарушение трудовой дисциплины
Трудовой кодекс РФ жестко регламентирует вопросы дисциплинарных наказаний работников и не позволяет налагать на них иные наказания, кроме законодательно предусмотренных.
ВАЖНО! По ст. 192 ТК РФ за нарушение трудовой дисциплины к работнику можно применить только три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение.
В исключительных случаях, предусмотренных федеральными законами или дисциплинарными уставами, к отдельным категориям работников могут применяться иные виды дисциплинарных взысканий. К примеру, предупреждение о неполном служебном соответствии применяется к госслужащим наряду с указанными в ст. 192 ТК РФ видами наказаний (закон «О государственной гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Во всех остальных случаях при оформлении приказа о дисциплинарном наказании за нарушение трудовой дисциплины необходимо придерживаться законодательно определенной процедуры и применять только предусмотренные в ст. 192 ТК РФ виды взысканий, предупреждения среди которых нет.
Издание приказа о наказании за нарушение трудовой дисциплины должно послужить нарушителю сигналом о том, что работодатель исчерпал все устные формы воздействия и вынужден перейти к официальной фиксации фактов неподчинения работника правилам, действующим внутри компании.
Итогом такого шага работодателя может стать последующий письменно оформленный выговор, а затем и увольнение злостного нарушителя (ст. 192 ТК РФ).
Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
Подробнее о процедуре увольнения вы сможете узнать из нашего материала «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».
Что учесть при оформлении приказа?
Чтобы оформить приказ о наказании за дисциплинарный проступок работника, работодателю необходимо не только определиться с видом взыскания, но и четко сформулировать причину, побудившую его издать этот документ.
Не следует забывать, что наказать работника можно, только доказав его вину или неправомерные действия. При этом на руководство компании ложится обязанность по установлению причинной связи между поведением работника и нарушением возложенных на него трудовых обязанностей.
Структура приказа должна в полной мере позволить работодателю мотивированно наложить на работника взыскание. Приказ может состоять из 3 частей:
- описание ситуации (краткое изложение обстоятельств дисциплинарного проступка);
- обоснование наложения наказания (ссылка на документы: раздел должностной инструкции, служебные записки, акты и др.);
- заключительная часть приказа (резолюция работодателя о виде наказания).
Оформить приказ о наказании за дисциплинарный проступок вам поможет статья «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».
Итоги
Обычный предприниматель не вправе объявить своему работнику предупреждение — такой вид взыскания за дисциплинарный проступок не предусмотрен трудовым законодательством.
Выбрать вид наказания можно только из указанных в ст. 192 ТК РФ. В приказе следует кратко описать нарушение, привести документы-обоснования и в заключение наложить резолюцию о виде наказания.