Для текущего состояния документа запрещено изменение файлов 1с документооборот как исправить

Программа «1С: Документооборот» располагает неограниченными возможностями по изменению и доработкам прав доступа к любым данным. Права можно назначать пользователям, рабочим группам, ролям исполнителей, сотрудникам подразделения. Это реализовано через ряд следующих настроек:

• Полномочия.
• Политики доступа.
• Права доступа на папки.
• Рабочие группы.

Полномочия — самое крупное деление прав, базовые настройки. Это готовый набор ролей, определяющий типы данных, которые будут доступны пользователям. Остальные настройки только ограничивают эти права.

Политики предоставляют допуск к информации по разрезам доступа.

Права на содержание папок дают доступ к документам в определенных папках.

Рабочая группа позволяет быстро сформировать права для сотрудника, который в неё добавлен и отменяет предыдущие настройки политик и прав на папки у пользователя.

Права на любой объект в «1С: Документооборот» — это совокупность вышеописанных настроек. Таким образом, можно делать их специфичными для каждого сотрудника или группы людей в компании. Права настраивает администратор базы. Для назначения прав доступа в меню раздела «Настройка и администрирование» предусмотрена группа команд «Права доступа».

Полномочия в «1С: Документооборот»

Полномочия — это готовая подборка ролей с правами на доступ к данным. При наличии большого количества сотрудников с однотипным доступом они позволяют удобно структурировать роли согласно должностным инструкциям.

Для того, чтобы не перенастраивать права на каждого отдельного пользователя, рекомендуется настраивать доступ для подразделения, рабочих групп, ролей. Это избавит от необходимости заново изменять права при увольнении или переводу сотрудника.

В «1С:Документооборот» настроены четырнадцать предопределенных полномочий:

1. Администратор – полный доступ к любым данным и функциям.
2. Выполняющие потоковое сканирование – неограниченный доступ ко всем документам.
3. Делопроизводители – права на работу с входящими и исходящими документами, добавление и изменение дел хранения документов.
4. Контроль ежедневных отчетов – неограниченный доступ к ежедневным отчетам всех сотрудников.
5. Контроль задач и бизнес-процессов – неограниченный доступ ко всем задачам и процессам.
6. Мониторинг процессов – права на работу с показателями процессов.
7. Ответственные за категоризацию – права на управление общими категориями (добавление/изменение/удаление).
8. Ответственный за НСИ – неограниченный доступ для ведения всей НСИ по делопроизводству, учету времени, процессам.
9. Ответственный за ЭДО – базовые права по электронным документам и правилам обмена.
10. Пользователи – основные полномочия, запуск клиентских приложений, работа с файлами, внутренними документами, задачами, процессами и ведение учета времени.
11. Работа с входящими и исходящими документами – права на чтение входящих и создание исходящих документов, добавление и изменение контрагентов, доступ к почте.
12. Руководители подразделений – доступ к задачам, отчетам и записям о трудозатратах подчиненных.
13. Руководители проектов – добавление и изменение проектов, где текущий пользователь указан руководителем.
14. Синхронизация данных с другими программами – права на выполнение синхронизации и просмотр ее результатов.

Если необходимо, можно изменить эти полномочия или создать произвольные.

Чтобы назначить роли полномочиям, достаточно установить или снять флажки в списке разрешенных действий.

Полномочия выдаются прямо в карточках пользователей, рабочих групп и подразделений.

Полный список полномочий пользователя и ролей, которые им соответствуют, выводится в отчете Настройки доступа пользователей.

Рассмотрим пример использования ролей для неограниченного чтения данных. Чтобы выдать сотруднику доступ на чтение всех документов, файлов, процессов и задач, необходимо:

• Создать полномочия «Неограниченное чтение документов, файлов, процессов и задач».
• Добавить в эти полномочия роли:
  • Чтение внутренних документов без ограничения,
  • Чтение входящих документов без ограничения,
  • Чтение исходящих документов без ограничения,
  • Чтение процессов и задач без ограничения,
  • Чтение файлов без ограничения.
• Выдать полномочия сотруднику.

Политики доступа

Политики доступа содержат сведения о том, кому и на какие разрезы доступа назначены права. Разрезы задают границы областей данных, с которыми разрешено работать пользователям: виды внутренних документов, виды входящих документов и т.д.

С помощью политик доступа можно задать как общие настройки прав для рабочих групп и подразделений, так и доступ к определенному виду документа или вопросу деятельности конкретному пользователю.

Существуют следующие политики доступа:

1. Общие разрешения — для быстрой настройки прав.
2. Специальные разрешения — для гибкой настройки прав.
3. Локальные администраторы — для назначения прав, которые не зависят от настроек рабочих групп.

Рекомендуется назначать права не отдельным пользователям, а подразделениям, рабочим группам, ролям исполнителей. Пользователю может быть выдано одно или несколько разрешений, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав.

На закладке «Общие разрешения» приведены разрезы доступа, на которые назначаются права.

Каждому пользователю можно указать уровень доступа: Чтение, Редактирование, Регистрация. Разрешения одного разреза доступа можно скопировать другому.

Для более тонкой настройки предназначены Специальные разрешения. За их включение/отключение отвечает настройка «Использовать специальные разрешения в политиках доступа». Открыть её можно выбрав «Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа».

Как работают политики доступа

При расчете прав политики доступа применяются следующим образом. Если для пользователя или его рабочей группы есть специальные разрешения, то действуют они. Если специальных разрешений нет, действуют общие разрешения.

Общие разрешения работают так: доступ к объекту (документу, мероприятию и т. д.) дается пользователю или его рабочей группе, у которого есть доступ ко всем разрезам доступа объекта: организации, грифу, вопросу деятельности.

Специальные разрешения действуют следующим образом:

• На пользователя может действовать сразу несколько специальных разрешений.
• Настройки нескольких специальных разрешений не расширяют друг друга.

Рекомендуется использовать Специальные разрешения только в том случае, если нужную Вам комбинацию нельзя настроить с помощью Общих разрешений.

Локальные администраторы

Назначить локальных администраторов значит назначить пользователям доступ, который не зависит от рабочих групп и настроек прав папок. Например, начальнику договорного отдела можно назначить неограниченный доступ на чтение всех договоров организации. Начальник получит доступ к договору, даже если не входит в его рабочую группу.

Возможность включается одноименной настройкой: «Настройка программы – Права доступа – Локальные администраторы».

Локальные администраторы назначаются в политиках доступа. Принцип настройки повторяет специальные разрешения:

• разрешение назначается для конкретного предмета,
• можно выбрать произвольные комбинации разрезов доступа,
• пользователю можно выдать несколько разрешений по одному предмету.

Обратите внимание: разрешения локальных администраторов не отменяют общие и специальные разрешения, а дополняют их.

Настройка политик в разрезе подразделений

Политики доступа удобно настраивать в разрезе подразделений.

При выполнении этой команды для каждого подразделения, не содержащего подчиненных, добавляются разрешения для всех его сотрудников.

Права папок в «1С: Документооборот»

Дополнительно ограничить то, что разрешено политиками доступа можно с помощью папок. Для них предусмотрена гибкая настройка прав доступа на уровне каждой папки. Настройка выполняется по команде «Настройка прав».

Управлять правами папки может не только Администратор, но и другие пользователи с соответствующими правами. Права доступа к папке могут быть разрешающими, запрещающими или не назначены. Значения прав меняются двойным щелчком мыши или клавшей Enter.

При назначении прав на папку один сотрудник может входить сразу в несколько групп пользователей (поле списка Пользователь) с разными настройками. Эти настройки суммируются по следующим правилам:

• пользователь получит право доступа, если для него есть хотя бы одно разрешение и нет ни одного запрета. То есть запрет доступа преобладает над разрешением: если сотруднику одновременно назначили и разрешающие, и запрещающие права, будут действовать запрещающие;
• ячейка «Не назначено» не дает доступ, но и не запрещает. То есть не участвует в расчете прав пользователя.

Приведем все возможные комбинации для расчета прав папок:

• Разрешено + Не назначено = Разрешено,
• Запрещено + Не назначено = Запрещено,
• Разрешено + Запрещено = Запрещено,
• Пусто + Пусто = Запрещено.

Рабочие группы объектов «1С: Документооборот»

Для точечной настройки прав на объекты используются рабочие группы. Это ограничение доступа к конкретному документу или шаблону. Рабочую группу нужно заполнять только если права на объект должны определяться не общими настройками, а индивидуально. Если у объекта заполнена рабочая группа, то настройки политик при этом не действуют.

Рабочие группы могут заполняться:

• вручную,
• автоматически при продвижении процессов по документу,
• автоматически при создании документа по шаблону.

По умолчанию у участника рабочей группы есть доступ только на чтение документа. Чтобы назначить права на изменение, в карточке документа на закладке «Рабочая группа» нужно установить флажок «Изменение».

В «1С: Документооборот» при движении документа по процессу его рабочая группа заполняется автоматически. При этом право «Изменение» выдается пользователям, у которых уже есть разрешения на изменение документа в соответствии с политиками доступа и настройками прав папок.

Можно ограничить добавление пользователей в рабочие группы объектов. За это отвечает настройка «Проверять соответствие рабочих групп общим настройкам доступа», которая расположена по пути «Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа». Если настройка включена, то нельзя будет добавить в рабочую группу пользователя, у которого нет соответствующих разрешений в политиках доступа или в настройках папки объектов.

Для включения автоматического заполнения рабочей группы в настройках вида документа предусмотрены два флажка:

• Для документов этого вида заполнение рабочей группы является обязательным – если флажок установлен, документ этого вида не может быть записан с пустой рабочей группой.
• Автоматически вести состав участников рабочей группы – если флажок установлен, то в рабочую группу будут автоматически добавляться участники процессов и задач. В рабочую группу документа будет добавлен его автор и пользователи из других реквизитов (ответственный, зарегистрировал, адресат, утвердил и т.п).

Проверка настроенных прав доступа

В «1С:Документооборот» можно посмотреть права доступа ко всем данным информационной базы.

По команде «Права доступа» в меню «Еще» карточек объектов можно перейти в окно со сведениями о том, кому и какие права на объект назначены. Команда доступна для всех пользователей.

Редко, когда в организации все пользователи должны иметь одинаковый доступ к документам. В первую очередь, это, конечно, вопрос информационной безопасности, но и не последнюю роль играет этический момент. Программа 1С Документооборот позволяет гибко настроить права доступа к документам, чтобы избежать утечки информации и уберечь информацию от любопытных сотрудников. Сегодня мы подробно пошагово расскажем про настройку прав и все имеющиеся нюансы, которые стоит учесть.

Перейдя в раздел «Настройка и администрирование» можно увидеть группу команд «Права доступа», в которой представлен доступ к основным настройкам прав пользователей.

Перед тем как начать рассматривать каждый из представленных в этом разделе пунктов, перейдем в «Настройки программы» и выберем «Права доступа».

Именно в этом меню включается настройка прав пользователей. Если убрать галочку «Ограничивать права доступа», то у всех пользователей будет доступ ко всем документам базы. Программой пользуются только доверенные лица с одинаковыми правами? Тогда на этом шаге вы можете и остановиться. Для более распространенных ситуаций мы предлагаем двигаться дальше.

В окне настройки прав доступа следует особое внимание уделить пунктам «Специальные разрешения» и «Используемые разрезы доступа». В данном примере разрезов доступа 9, но если не будет включен учет по организациям, то и в разрезах доступа «Организации» не будут присутствовать, аналогично и с другими разрезами доступа. Пункты, выбранные в этом меню, будут доступны для настройки в политиках доступа.

Переходим в «Политики доступа» (Настройка и администрирование – Политики доступа).

В данном окне мы видим выбранные разрезы доступа. Открыв нужный разрез, можно установить права пользователей на чтение, редактирование или регистрацию документов.

Обратите внимание! Если в политике доступа проставить пользователю уровень доступа «Чтение» для определенного документа, то даже указав в настройках папки разрешение на редактирование документа, возможности редактировать документ у пользователя не будет. Аналогично и для роли: если проставить пользователю роль «Регистрация внутренних документов», но в политике доступа для данного документа не установить уровень доступа «Регистрация», то пользователь не сможет регистрировать документ.

Поскольку в настройках прав доступа мы указали «Специальные разрешения» и «Локальные администраторы», то эти вкладки появились в политике доступа.

Специальные разрешения удобно использовать в тех случаях, когда пользователь относится к некоторой рабочей группе, для которой уже установлены уровни доступа, но конкретно ему надо либо добавить прав, либо наоборот доступ закрыть (или разделить один и тот же доступ по организациям и тд). Например, речь может идти об отделе и его руководителе или специалистом, которому необходим более полный доступ к документам. При добавлении специального разрешения, общие разрешения по выбранному предмету для пользователя не будут действовать.

Вторым глобальным инструментом для настройки прав являются «Полномочия» (Настройка и администрирование – Полномочия). Полномочия удобно настраивать в соответствии с должностями или выполняемыми функциями. Например, можно назвать полномочия «Сотрудник отдела закупок», дать права на внесение документов по закупкам, и проставлять данные полномочия пользователям, находящимся в отделе закупок.

В случае если все сотрудники отдела закупок добавляют только внутренние документы, а один еще и исходящие, то удобно будет создать полномочия «Работа с исходящими документами» и проставить их пользователю.

Каждое из полномочий состоит из набора ролей, чьи названия отражают их назначение. Поскольку ролей очень много и описывать, что именно делает каждая из них, большого смысла не имеет, то советуем опираться на название, а если по названию не очевидно, что делает конкретная роль, то заходить в конфигуратор и смотреть интересующие моменты.

Удобным инструментом для определения доступа к документу, а также проверки корректности настройки прав доступа, служит функция «Права доступа». Она доступна из меню «Ещё» того объекта, права доступа к которому необходимо проверить.

Для этого открываем документ, нажимаем «Ещё», выбираем «Права доступа».

В результате откроется окно, в котором видно список пользователей, имеющих права доступа к данному документу. Если нажать «Обновить», то появится вкладка «Данные для расчета прав».

На вкладке «Данные для расчета прав» есть строка «Неограниченные права». С её помощью можно увидеть отчет, в котором будет показан список пользователей, имеющих неограниченные права на данный объект, а также будет указана роль, дающая такие права. Хочу напомнить, что неограниченные права, назначенные полномочиями, нельзя ограничить настройками доступа папок, рабочими группами или чем-либо ещё.

После настройки политик доступа и полномочий, переходим на вкладку «Нормативно-справочная информация» и выбираем «Рабочие группы».

Рабочие группы предназначены для объединения пользователей в группы с одинаковыми правами. Каждому из участников рабочей группы будет проставляться та политика доступа и те полномочия, которые выбраны для данной группы (для этого нажимаем «Полномочия и разрешения, и выбираем из ранее настроенных).

Если настроить рабочие группы в соответствии с должностями, имеющимися в организации, то при добавлении нового пользователя будет достаточно поместить его в выбранную рабочую группу, и права будут сразу проставлены соответственно занимаемой должности.

Также просмотреть список доступных конкретному пользователю ролей и полномочий можно прямо из карточки пользователя. Для этого заходим в справочник «Пользователи», расположенный в разделе «Настройка и администрирование» и выбираем из списка нужного пользователя.

В открывшейся карточке пользователя нажимаем «Группы и полномочия», в результате чего появляется данное окно. Открыв выбранные полномочия, можно сразу просмотреть доступные пользователю роли.

Далее идем в раздел «Документы и файлы», выбираем «Документы внутренние». В списке документов выбираем «Ещё» — Просмотр – По папкам. В результате данного действия будут видны папки документов.

Дважды щелкнув на нужную папку, открываем форму изменения папки.

Выбираем «Настройка прав». В данном списке можно выбрать конкретных пользователей или группы, настроить для них права на чтение, изменение и удаление. Если пользователь входит в группу, которой дано право на чтение, но отдельной строкой для этого пользователя проставлен запрет, то доступ пользователю будет запрещен.

Помимо настройки прав доступа в папке, полномочий и ролей, политик доступа, существует справочник «Настройки доступности по состоянию».

Данный справочник настраивает доступность видов документов для пользователей и групп пользователей в зависимости от текущего состояния документа. Если требуется дать права на редактирование на время согласования только определенной группе лиц (запретив доступ остальным), а после согласования – запретить редактирование совсем, то это можно сделать именно с помощью данного справочника.

Во вкладке «Виды документов» можно указать к каким документам будет относиться данное правило, на вкладке «Пользователи» — указать пользователей или группы пользователей, на вкладке «Доступность полей» выбирается возможность редактирования полей документов в зависимости от состояния документа. Данная настройка не распространяется на пользователей с неограниченными правами.

Распределяйте права с умом

Если для небольших компаний настройка прав не занимает много времени, то вот крупным организациям придется туго. Для того, чтобы не запутаться в настройках и не допустить опасных ошибок, лучше всего заранее продумать всю систему прав доступа и просчитать какому специалисту в каких случаях и какой именно доступ необходимо предоставлять. После того, как вы разработаете точные правила с учетом всех должностей и отделов, можно будет без труда настраивать права даже при смене тех или иных сотрудников.

Если вы не можете себе позволить отрываться от остальных бизнес-задач и не хотите брать отдельного специалиста в штат (что, с учетом зарплаты, организации рабочего места и выплаты больничных/отпускных может быть нецелесообразным) имеет смысл обратиться за услугами по удаленному обслуживанию 1С.

С одной стороны, вам не придется переплачивать, оформляя человека в штат, а с другой вы получите не только оперативные консультации по любому вопросу, но и настройку, доработку, а также многие другие услуги, которые позволят сделать документооборот более эффективным и безопасным.

Пользователи любой информационной системой, так или иначе, допускают ошибки. Система 1С:Документооборот не является исключением. Уточним, что ошибки бывают двух типов – ошибки пользователей (человеческий фактор) и ошибки системы (техногенный фактор). Классификация системных ошибок – обширная тема, которой уже посвящено множество различных материалов, поэтому сегодня мы поговорим о наиболее часто встречающихся ошибках пользователей, о которых полезно знать, чтобы защитить бизнес от непродуктивности и потерь времени, и о том, что нужно делать, чтобы их избежать.

Причины, по которым пользователи допускают ошибки, также могут быть двух видов: первый – отсутствие знаний и опыта работы в системе, а также простой невнимательности, второй – низкое юзабилити той системы, в которой пользователи работают.

Поскольку мы говорим о системе 1С:Документооборот, основные дискуссии в части удобства интерфейса вызывает новейшая разработка 1С – интерфейс «Такси». Кому-то он нравится (как правило, это пользователи веб-систем или новички), кто-то за долгие годы работы привык к старому интерфейсу и не видит смысла что-то менять. Но в любом случае стоит учесть, что разработчики систем последнего поколения на платформе 1С:Предприятие опираются на опыт внедрений 1С, а также отзывы пользователей, которые исчисляются десятками миллионов. Поэтому, опуская небольшие недостатки в плане юзабилити, присущие данному интерфейсу, можно сказать, что «Такси» – дружественный пользователю интерфейс, нацеленный на минимизацию пользовательских ошибок путем оптимизации форм, расположения команд, меню и диалоговых окон. При этом интерфейс является единым для всех систем семейства 1С, поэтому пользователям легко обучаться работе и избегать частых мелких ошибок.

Наиболее часто встречающейся ошибкой, которую пользователи допускают при работе в системе, является:

Не завершено редактирование открытого ранее на изменение файла

Очень часто пользователи, заняв на редактирование файл, забывают или намеренно по какой-то причине не завершают редактирование, тем самым не поместив файл в хранилище на сервере. При этом файл помечен ярко-зеленым шрифтом.

При попытке закрыть такой документ система выдаст соответствующее предупреждение, которое сложно не заметить.

Если по какой-то причине файл остался занятым для редактирования, например, в связи с нарушением работы соединения с сервером, то при входе в систему у пользователя на рабочем столе будут видны все занятые им для редактирования файлы.

Прямо из виджета можно завершить редактирование занятого файла или продолжить с ним работу.

Мы видим, что система предусматривает своевременное уведомление пользователей о том или ином нештатном поведении, что сокращает количество непреднамеренных ошибок в работе. «Намеренное» поведение пользователей можно нивелировать, если провести своевременное обучение, предоставить возможность консультации у эксперта, обеспечить наличие актуальных и всегда доступных инструкций, а также зафиксировать обязательный регламент всей работы с документами и процессами в системе. Также не стоит забывать о таком элементе системы, как контроль исполнительской дисциплины.

Для борьбы с ошибками в системе существует ряд настроек.

Настройка: протоколирование работы в системе

В Конфигураторе, меню «Администрирование», открываем пункт «Настройка журнала регистрации».

В открывшемся окне настраиваем события, которые необходимо протоколировать в журнал.

Здесь же устанавливаем разделение журнала по периодам – год, месяц, неделя и т.д. То есть журнал будет разбит на отдельные файлы в соответствии с заданными периодами, что облегчит его дальнейшее хранение и администрирование. Здесь же можно изменить формат хранения журнала с текстового на более современный – формат SQLite.

Сохранив все необходимые изменения, можно быть уверенным, что все отмеченные нами в настройке события будут зафиксированы в журнале, что позволит быстро отыскать причину той или иной ошибки или события.

Необходимо учитывать, что журнал регистрации занимает много места на диске, поэтому его необходимо выносить в заранее подготовленное хранилище и мониторить его состояние. В этой форме есть инструмент управления журналом – команда «Сократить», который позволяет перенести ранее запротоколированные события в архив или просто удалить их за ненадобностью.

Настройка: версионирование объектов

Переходим в «Общие настройки системы».

Нам нужен пункт меню «Версионирование объектов».

Устанавливаем признак версионирования и переходим по ссылке «Настройки».

Здесь перечислены все объекты системы, для которых возможна настройка версионирования. Это значит – все предыдущие состояния объекта будут в системе зафиксированы, что позволит увидеть произведенные изменения, кем эти изменения были сделаны, а также вернуться к любому предыдущему состоянию.

Для каждого из объектов можно установить событие, когда необходимо создавать новую версию, а также период хранения этих версий (это также сказывается на объеме информационной базы). Для файлов версии хранятся по умолчанию, никаких настроек для этого делать не нужно. Теперь по каждому объекту, для которого установлен режим версионирования, можно посмотреть историю изменений.

Все версии можно посмотреть, сравнить любые две, сделать любую из них актуальной.

Инструментарий системы, а также четко выстроенные и регламентированные бизнес-процессы, прозрачные и понятные пользователям, позволят использовать 1С:Документооборот без ошибок.

Содержание:

1.       1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему

2.       Программа 1С:Документооборот — редактирование файлов

3.       Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота

В повседневной жизни любой организации ежедневно появляется множество документов, которые хранятся в программе 1С:Документооборот в виде файлов. В системе можно хранить информацию по четырем основным типам:

— документы внутренние

— документы входящие

— документы исходящие

— файлы.

Раздел Файлы в 1С:Документооборот не предназначен для официальных документов, а используется для структурирования и хранения информационных файлов, т.к. в 1С:Документооборот защита от изменения есть только у зарегистрированных документов, а у файлов такой защиты нет. Необходимо учитывать этот момент при проектировании структуры хранения документов.

Для хранения файлов используются различные подходы в построении структуры папок, например:

— в соответствии с организационной структурой (Администрация, Бухгалтерия, Отдел персонала и т.д.)

— по тематике (Рекламные материалы, Проекты, Библиотека, Шаблоны документов и т.д.)

— по уровню доступа (Общие, Личные, Конфиденциальные и т.д.)

— смешанные варианты.

Существует возможность ограничить доступ к папкам с помощью «Настройки прав» (правой клавишей на папке).

На каждый файл в 1С:Документооборот заводится учетная карточка, которая содержит основную информацию и обеспечивает его поиск в системе.

Раздел «Все файлы» – это полный список файлов, которые хранятся в папках раздела «Файлы» и прикреплены к карточкам «Внутренних», «Входящих» и «Исходящих документов». В разделе содержится информация о месторасположении файла и данные об авторе и дате создания документа.

Чтобы открыть карточку документа, необходимо нажать F2 или правой клавишей выбрать команду «Изменить». Если кликнуть два раза на документ, то система откроет документ тем приложением, которое ассоциировано с его расширением. 

1.     1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему

2.       Технология Drag&Drop позволяет перенести один или сразу несколько выделенных файлов в 1С:Документооборот в определенную папку. Перенос в обратную сторону этой технологией не поддерживается. Невозможно добавить файл сразу в раздел «Все файлы», возможен перенос только в определенную папку раздела «Файлы» или прикрепление к карточке внутреннего, входящего или исходящего документа.

В системе доступен перенос файлов этой технологией между объектами системы, при этом файл копируется.

3.       Кнопка «Создать файл» (при выборе команды «Создать по шаблону» программа дает выбрать файлы, расположенные в папке «Шаблоны файлов»).

Для папки «Шаблоны файлов» необходимо дать доступ всем пользователям на Чтение, а ответственному за НСИ, который будет поддерживать бланки организации в актуальном состоянии, дополнительно предоставить доступ на редактирование.

4.       Групповая загрузка – правой клавишей в папке раздела «Файлы», в которую необходимо загрузить→ Загрузить (возможен выбор их двух вариантов: «Загрузить файлы с диска» и «Загрузить папку с диска»).

!Важно: нельзя загрузить папку с диска сразу в корневую папку. Необходимо вначале загрузить в какую-то подчиненную папку, например, «Тест», а потом уже перенести в корневую папку.

При загрузке файлов в 1С Документооборот создаются копии добавляемых файлов. Связь между файлами на диске и файлами в системе не сохраняется, поэтому если изменить файл на диске, то в системе не произойдет автоматического обновления копии этого файла.

Для сохранения папки из программы 1С:Документооборот на диск, необходимо стать на нее и правой клавишей выбрать команду «Сохранить папку на диск». 

2. Программа 1С:Документооборот — редактирование файлов  

Работа с файлами возможна кнопками «Посмотреть» и «Редактировать». Если файл занят пользователем для редактирования, то он подсвечивается зеленым и становится недоступным для редактирования. При этом другие пользователи у себя видят этот файл серым цветом. Если пользователь забыл закончить редактирование, то Администратор может «Отменить редактирование», выбрав правой клавишей соответствующую команду.

Для сохранения отредактированного файла в 1С:Документооборот (помимо кнопки «Сохранить» в самом файле), необходимо закончить редактирование файла в системе и указать внесенные изменения – для дальнейшего упрощения работы с документом. Только после этого файл становится доступным для редактирования другим пользователям.

Открыв карточку файла (F2) и выбрав «Версии», видим версии файла с комментариями.

Чтобы увидеть разницу между активной версией файла (выделена жирным шрифтом) и версией для сравнения, необходимо в списке выделить две версии файла и правой клавишей выбрать «Показать отличия» и «Способ сравнения версий файлов» — выделение в режиме рецензирования в документе покажет разницу между двумя файлами. Если последние изменения, внесенные в файл ошибочны, то всегда можно вернуться к любой из версий, выбрав правой клавишей команду «Сделать активной». Если пользователь менял активные версии файлов, то представление «Вида списка версий» лучше сделать Деревом, тогда неверные версии файлов будут видны, как подчиненные.

Сравнение версий выполняется при помощи OpenOffice.org Writer или MicrosoftOfficeWord.

В программе 1С:Документооборот существует команда «Занять файл». Для этого необходимо встать на файл и через кнопку «Еще» выбрать команду «Занять». Это также не дает другим пользователям редактировать данный файл, а пользователь, занявший файл, может приступить к его редактированию позже. Чтобы снять пометку о занятости файла, необходимо правой клавишей выбрать команду «Отменить редактирование».

Для сохранения конфиденциальности документов необходимо поставить галочки «Удалять файлы при завершении редактирования» и «Очищать при завершении работы» («Настройка и администрирование» → Персональные настройки → Файлы → Настройка основного рабочего каталога). Тогда файлы, открытые для редактирования на локальном компьютере, будут удаляться из кэша сразу же после завершения редактирования, а файлы, открытые на просмотр, будут удаляться после завершения работы в программе.

Настройки 1С:Документооборот дают возможность пользователю подписаться на важные для него файлы (Документы и файлы → Файлы → выбираем файл → F2 → Еще → Подписаться). Уведомления возможны и по почте, и всплывающим окном.

Очень удобно использовать уведомление об освобождении файла, если, например, необходимо внести корректировки, а документ в данный момент занят. 

3. Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота

Создание файлов по шаблонам способствует стандартизации документооборота в организации и упрощает составление сотрудниками типовых документов.

Для корректной работы с автозаполнением файлов необходимо установить в системе первоначальные настройки — Настройка и администрирование → Настройка программы → Работа с файлами.

Шаблоны документов в 1С:Документооборот с автозаполнением, начиная с версии 2.1, целесообразно заполнять в самом виде документа (Нормативно-справочная информация → Виды документов). Выбираем необходимый вид документа, переходим на закладку «Шаблон документа». Если необходимо, то устанавливаем ограничение на изменение реквизитов из шаблона.

Если добавить [Подготовил] в поле «Наименование», то при создании документа в данное поле подставится ФИО сотрудника, подготовившего документ – Заявление на отпуск Иванова Е.Н.

На закладке «Файлы» добавляем файл для автозаполнения. В настройке заполнения нажимаем «Не настроено» (если настройка делается впервые) или «Открыть» (если вносим корректировки). На закладке «Реквизиты» правой клавишей выбираем «Расширенный просмотр» и отмечаем галочками реквизиты, которые будут заполняться автоматически из данных в карточке документа.

Если в шаблоне документа в Word назвать поля для автозаполнения таким же образом, как они называются в системе, то местоположение реквизита программа определит сама. Если расположение не определилось автоматически, то при корректировке шаблона переносим реквизит в ручном режиме в необходимое место документа.

После окончания настроек необходимо на любом уже введенном в систему документе данного вида.

Если на закладке «Реквизиты» в настройке заполнения файла нет возможности выбрать поле, которое необходимо заполнять автоматически данными из системы, добавляем его заполнение через Скрипт, например:

Автозаполнение в 1С:Документооборот поддерживается для файлов со следующими расширениями:

— Doc – документ Microsoft Word 2003 и более ранних версий

— DocX – документ Microsoft Word

— Dot – шаблон документа Microsoft Word 2003 и более ранних версий

— DotX – шаблон документа Microsoft Word

— Txt – текстовый документ

— Odt – документ Open Office Writer

— Html.

Для поддержания шаблонов документов в 1С:Документооборот в актуальном состоянии необходимо выделить ответственного сотрудника, который будет своевременно обновлять шаблоны файлов, что значительно сэкономит время на оформление документов и приведет все документы организации к единообразию.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Елена Иванова.