Как исправить документ подписанный эцп

Проверка документа подписанного электронной подписьюКак установить корневые сертификаты на Windows

Исправление электронных документов по аналогии с бумажными осуществляется двумя способами: можно полностью заменить сам документ или составить акт разногласий. Необходимо учитывать, что в случае исправления документа путем замены, дата подписания его электронной подписью может существенно отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Однако, в текущем законодательстве нет норм, указывающих на то, что дата подписания первичного документа имеет значение — его принадлежность к периоду определяется по дате, указанной в реквизитах.

Исправить электронный документ можно в следующих случаях:

• Если документ еще не принят к учету, то вы можете удалить или аннулировать старый и взамен него отправить исправленный комплект документов. 
• Если документы уже учтены и удалить их невозможно, то необходимо сформировать и отправить новый комплект. Для бухгалтерских документов (актов и накладных) особенностей нет. А вот для счетов-фактур необходимо указать дату и номер исправления, а в некоторых случаях надо составить корректировочный счет-фактуру.

Исправление первичного документа

Для выставления исправленного электронного первичного документа продавец должен выполнить следующие действия:

1. Получить уведомление покупателя об уточнении.
2. Сформировать, подписать и отправить исправленный первичный  документ (информацию продавца).
3. Получить подписанный исправленный первичный документ (информацию покупателя).

Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. При этом порядок внесения исправлений в первичные документы в электронном виде законодательно не определен.

Исправление счет-фактуры

Отметим, что не на всякую ошибку в документе необходимо составлять новый исправленный экземпляр. Среди них есть те, которые являются допустимыми и не приводят к отказу в возмещении НДС.

Если все же необходимо внести изменения в ранее выставленные счета-фактуры, в том числе в корректировочные счета-фактуры, то это могут сделать только продавцы (исполнители). Это следует из положений пункта 7 приложения 1 и пункта 6 приложения 2 к Постановлению № 1137.

При этом важно понимать, в каких случаях составляется корректирующий счет-фактура, а когда достаточно исправить первоначальный счет-фактуру. Об этом, сказано в письмах Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/41, ФНС России от 4 сентября 2012 г. № ЕД-4-3/14705. При этом дополнительные требования по оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, должны выполняться неукоснительно.

Исправление первичного счета-фактуры производится:

• если в документе допущены технические или арифметические ошибки (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах);
• если в соответствии с договором цена поставки определяется позже даты выставления первичного счета-фактуры (например, при начислении бонусов);
• при возврате товаров, принятых покупателем (плательщиком НДС) на учет.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/56, от 5 декабря 2011 г. № 03-07-09/46, от 1 декабря 2011 г. № 03-07-09/45, от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44 и ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143.

Когда не нужно исправлять счет-фактуру

Если в документе есть ошибка, которая не приводит к отказу в возмещении НДС, то ее исправлять не нужно.

Налоговые инспекции не вправе отказать покупателю (заказчику) в вычете, если в счете-фактуре отражена неполная информация или допущены ошибки, которые не мешают идентифицировать:

• продавца (исполнителя) или покупателя (заказчика).
• В частности, если в счете-фактуре правильно указан ИНН, то неточный почтовый индекс или сокращенное наименование субъекта РФ в строке 2а «Адрес» не могут быть основаниями для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 7 июня 2010 г. № 03-07-09/36);
• наименование и стоимость реализованных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав).
• Например, если в счете-фактуре указано сокращенное наименование товара (письмо Минфина России от 10 мая 2011 г. № 03-07-09/10) или не проставлен код единицы измерения (письмо ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915), это не может служить основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре;
• налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.

Кроме того, в вычете не могут отказать, если:

1. счет-фактура или корректировочный счет-фактура содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 5 или 5.1 и 5.2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, и подписан лицами, указанными в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ;
2. счет-фактура (корректировочный счет-фактура) содержит дополнительные реквизиты или сведения (письма Минфина России от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17, ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915);
3. счет-фактура заполнен комбинированным способом (часть реквизитов заполнена вручную, а часть — на компьютере (п. 2 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Это следует из положений пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ. 

По мнению контролирующих ведомств, не являются основанием для отказа в вычете НДС и грамматические (орфографические, синтаксические) ошибки или технические дефекты, которые не искажают содержание реквизитов счета-фактуры. Например, такие как:

• указание почтового индекса не в начале, а в конце строк, предназначенных для внесения соответствующего адреса;
• указание какого-либо наименования (улицы, фамилии, товара) с нарушением правил орфографии, принятых в русском языке (в т. ч. опечатки, описки), например: «ул. Гочарова» вместо «ул. Гончарова»;
• сокращение слов «проспект», «дом»;
• проставление запятой между названием улицы и номером дома;
• несоответствие цифрового кода и наименования страны происхождения товаров.

Корректировочный счет-фактура

Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ корректировочный счет-фактура составляется при изменении стоимости или уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (другими словами, при изменении налоговой базы). Например, в следующих случаях:

• если покупателям предоставлены скидки с цены ранее отгруженных товаров;
• если в процессе приемки покупатель выявил недостачу (несоответствие по качеству) поставленных товаров и продавец признал претензию;
• если продавцу возвращаются товары, не принятые покупателем к учету;
• если покупатель отказывается от товаров, принятых на учет, но не возвращает их, а утилизирует своими силами;
• если товар возвращает покупатель, который не является плательщиком НДС;
• если продавец отгружает покупателю товары по предварительным ценам, а впоследствии пересматривает их с учетом цен, по которым товары были реализованы потребителям.

Об этом сказано в письмах Минфина России от 31 января 2013 г. № 03-07-09/1894, от 13 июля 2012 г. № 03-07-09/66, от 3 июля 2012 г. № 03-07-09/64, от 30 ноября 2011 г. № 03-07-09/44, ФНС России от 12 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4143. 

Следует учесть, что:

1. Корректировочный счет-фактура должен быть выставлен покупателю в течение пяти календарных дней со дня согласования с ним изменения цены или количества (объема) товаров (работ, услуг).
2. Согласие покупателя (факт его уведомления) необходимо подтвердить одним из способов (согласно п. 10 ст. 172 НК РФ):

• договором (как двусторонний документ);
• соглашением (как двусторонний документ);
• иным первичным документом (например, Актом об установленном расхождении).
• Корректировочный счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями в приложении 2 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

В случае, если бухгалтер найдет ошибку в корректировочном счете-фактуре, следует будет проверить и исходный счет-фактуру: если ошибка есть в обоих документах, то исправлять ее придется путем составления двух исправленных счетов-фактур — отдельно к первоначальному и корректировочному счетам-фактурам.

Это позволяет ускорить обмен документами и не дублировать их на физическом носителе.

У представителей компаний, которые недавно перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, касающиеся нюансов работы и сроков подписания документов по ЭДО. Разберем, как правильно указывать дату подписания документа в сервисах ЭДО. 

Дата совершения факта хозяйственной жизни, указанная в первичных документах, имеет значение в бухгалтерском и налоговом учете. Это связано с тем, что именно с даты приема товаров и услуг организация может учесть свои расходы и принять к вычету НДС. И этот период обозначается с помощью даты совершения факта хозяйственной жизни. До этого момента компания не имеет права принять расходы к учету. 

В бумажных документах даты составления и подписания во многих случаях совпадают. И только иногда, например, если указали в договоре, что работы не будут приняты, пока акт не подпишет заказчик, в документе отдельно указывают дату подписания. 

В ЭДО фиксируется несколько дат: создания документа, совершения факта хозяйственной жизни и подписания. Последняя формируется в момент, когда документ подписывают КЭП. Дата подписания не обладает большим значением, так как Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни, а также даты составления документа. 

Момент, когда документ подписывают КЭП, равен дате подписания в ЭДО. Даты документа и дата совершения хозяйственной жизни заполняются контрагентами по их усмотрению. 

Факт подписания и дата подписания документа подтверждают совершение сделки между сторонами. Это указано в пункте 2 статьи 11 Федерального закона № 63-ФЗ. На указание периода отгрузки или оказания услуги дата подписания не влияет. 

Нет методологии, предписывающей правила указания даты подписания электронного документа. Эксперты советуют не использовать ее для учетных целей, а ориентироваться на факты хозяйственной жизни. 

К примеру, день получения товара — 23 июня, а документ вы подписали только 10 июля. В данном случае необходимо указать 23 июня как дату получения товара. 

Можно ли в ЭДО подписать старые документы

Многие интересуются, возможно ли подписание документов по ЭДО задним числом. Здесь надо понимать, что дата подписания у операторов ЭДО будет определена автоматически, то есть система фиксирует текущую дату в момент подписания. Дату приема работ организация может выставить по своему усмотрению, как в примере выше. 

Как в ЭДО исправить подписанный документ

Если организация подписала и отправила электронный документ, а контрагент предложил внести в него правки, исправить ситуацию можно несколькими способами:

• аннулировать предыдущую версию документа и составить новую, 
• составить исправление или корректировку документа.

Если документ аннулировать, то дата подписания будет отличаться от даты совершения хозяйственной операции. Но, как мы указали выше, по текущему законодательству это вполне допустимо. 

Что делать, если в документе напротив статуса ЭДО указано «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи» 

В системах ЭДО может произойти ситуация, когда во входящем документе установлен статус электронной подписи «Ошибка при подписании документа» или «Ошибка в подписи». Причин может быть несколько: 

• Документ был подписан сертификатом, у которого истек срок действия. Тогда клиенту понадобится выпустить новый сертификат. 
• Не удалось построить цепочку сертификатов. Нужно обратиться в техническую поддержку оператора.  
• Сертификат подписанта не является квалифицированным. С 2014 года электронные документы должны подписываться только квалифицированными сертификатами электронной подписи. Необходимо подписать документ другим сертификатом или выпустить новый.  
• Данные были искажены после момента подписания. Необходимо повторно подписать документ, если не получится, обратиться в техническую поддержку. 

В подсистеме 1С-ЭДО типовых конфигураций, таких как 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление небольшой фирмой, 1С:ERP реализован механизм для отправки и подписания входящих и исходящих документов. Иногда в работе пользователя может возникнуть ошибка с подписью контрагента. Это связано с тем, что на компьютере не установлен корневой сертификат Удостоверяющего Центра. Причин может быть две:

1. Не установлен корневой сертификат Головного удостоверяющего центра (ГУЦ) Минкомсвязи, уполномоченного федерального органа по аккредитации удостоверяющих центров.
2. Не установлен корневой сертификат Удостоверяющего Центра, выпустившего сертификат ключа электронной подписи Вашего контрагента или Оператора ЭДО.

При подписании документа у пользователя может возникнуть ошибка подписи «Подпись неверна» со стороны контрагента (рис. 1).

Для того чтобы исправить данную ошибку, нужно повторно переустановить сертификат. Для этого в открытом окне с ошибкой двойным кликом открываем сертификат который светится красным. Далее сохраняем сертификат по кнопке «Сохранить в файл» (рис. 2).

После того, как сертификат сохранился, его нужно повторно переустановить. Для этого откройте его двойным кликом мыши и далее в открывшемся окне сертификата нажмите кнопку «Установить сертификат» (рис. 3).

Откроется окошко «Мастер импорта сертификатов» (рис. 4). На этапе импорта необходимо указать хранилище сертификатов, для этого нужно выбрать «Доверенные корневые центры сертификации» и нажать «Далее» (рис. 4).

При появлении окна «Предупреждение системы безопасности», необходимо нажать кнопку «Да» для установки сертификата в системное хранилище Windows (рис. 5).

После успешного импорта сертификата необходимо завершить установку нажав на кнопку «Готово».

Далее необходимо повторно проверить данную подпись. В программе нужно нажать правой кнопкой мыши на КРАСНУЮ надпись у подписи «Подпись не верна» и выбрать «Проверить электронные подписи» (рис. 6).

После данной манипуляции статус подписи изменит свой цвет с красного на черный, дата изменится на текущую и формулировка изменится на «Верна» (рис. 7).

Область применения электронной подписи (ЭП или ЭЦП) довольно широка. Например, многие специальные сервисы требуют верификации пользователя с её помощью: Госуслуги, онлайн-сервисы для управления средствами в банке, электронные площадки и другие. Поэтому любые технические неполадки, возникающие при использовании ЭЦП, могут вызвать различные серьёзные: от упущенной выгоды до материальных убытков.

Какие бывают ошибки

Проблемы при использовании ЭП, с которыми пользователи встречаются чаще всего, можно условно разделить на три группы:

• Проблемы с сертификатом. Они появляются, когда сертификат не выбран, не найден или не верен.
• Проблемы с подписанием документа. Ошибки возникают при попытке подписать документ.
• Проблема при авторизации на торговых площадках.

Рассмотрим неполадки подробнее и разберёмся, как их решать.

Сертификат не найден

Иногда при попытке подписать электронный документ с помощью ЭП пользователь может столкнуться с ошибкой «Не удалось найти ни одного сертификата, пригодного для создания подписи».

У подобных ошибок могут быть следующие причины:

1. На компьютере не установлены корневые сертификаты Удостоверяющего Центра (УЦ), в котором была получена ЭП. Необходимо установить либо обновить корневой сертификат. Установка корневых сертификатов удостоверяющего центра подробно описана в нашей инструкции.
2. На ПК не установлено ни одного личного сертификата ЭП. Для применения ЭП необходимы и личные сертификаты. Об их установке мы писали в другой статье.
3. Установленные на компьютере необходимые сертификаты не валидны. Сертификаты отозваны или просрочены. Уточните статус сертификата в УЦ. Ошибка с текстом «Ваш сертификат ключа подписи включён в список отозванных» возникает, если у сертификата закончился срок действия или на ПК нужно обновить список сертификатов. В последней ситуации следует вручную загрузить перечень отозванных сертификатов.

Для установки списка отозванных сертификатов:

Не виден сертификат на носителе

Как правило, причина такой проблемы — сбой в работе программных компонентов. Для её решения достаточно перезагрузить компьютер. Однако иногда этого бывает недостаточно, поэтому требуется переустановка драйверов или обращение в службу техподдержки.

К наиболее распространённым причинам такой проблемы относятся следующие случаи:

1. Драйвер носителя не установлен или установлен некорректно. Для решения проблемы необходимо извлечь носитель электронной подписи из ПК и скачать последнюю версию драйвера носителя с официальных ресурсов. Если переустановка драйвера не помогла, подключите носитель к другому ПК, чтобы убедиться в исправности токена. Если токен определится другой системой, попробуйте удалить на неисправном компьютере драйвер носителя и установить его заново.
2. Долгое опознание носителя. Для решения проблемы необходимо дождаться завершения процесса или обновить версию операционной системы.
3. Некорректная работа USB-порта. Подключите токен к другому USB-порту, чтобы убедиться, что проблема не в носителе ЭП. Если система определила токен, перезагрузите компьютер. Если это не поможет, следует обратиться службу технической поддержки.
4. Неисправность носителя. Если при подключении токена к другому компьютеру или USB-порту система не определяет его, значит, проблема в самом носителе. Устранение неисправности возможно в данном случае лишь одним путём — нужно обратиться в сервисный центр для выпуска нового носителя.

ЭП не подписывает документ

Причин у подобной проблемы множество. Каждый случай требует отдельной проверки. Среди самых распространённых можно выделить следующие неполадки:

1. Закрытый ключ на используемом контейнере не соответствует открытому ключу сертификата. Возможно, был выбран не тот контейнер, поэтому следует проверить все закрытые контейнеры на компьютере. Если необходимый контейнер по тем или иным причинам отсутствует, владельцу придётся обращаться в удостоверяющий центр для перевыпуска ЭП.
2. Ошибка «Сертификат недействителен» (certificate is not valid). Следует повторно установить сертификат ЭП по инструкциям УЦ в зависимости от используемого криптопровайдера — КриптоПро CSP, ViPNet CSP или другого.
3. Сертификат ЭП определяется как непроверенный. В этом случае необходимо переустановить корневой сертификат удостоверяющего центра.
4. Истёк срок действия криптопровайдера. Для решения этой проблемы необходим новый лицензионный ключ к программе-криптопровайдеру. Для его получения необходимо обращаться к специалистам УЦ или к ответственным сотрудникам своей организации.
5. Подключён носитель с другим сертификатом. Убедитесь, что подключён правильный токен. Проверьте также, не подключены ли носители других сертификатов. Отключите другие носители в случае их обнаружения.

В момент подписания электронных документов или формирования запроса в различных может возникнуть ошибка «Невозможно создание объекта сервером программирования объектов».

В этой ситуации помогает установка и регистрация библиотеки Capicom:

1. Скачайте файл архива.
2. Распакуйте и переместите файлы capicom.dll и capicom.inf в каталог syswow64, находящийся в корневой папке ОС.
3. Откройте командную строку от имени администратора — для этого в меню Пуск наберите «Командная строка», нажмите по найденному приложению правой кнопкой мыши и выберите Запуск от имени администратора.



4. Введите «c:windowssyswow64regsvr32.exe capicom.dll» (без кавычек) и нажмите ENTER. Должно появиться уведомление о том, что команда выполнена успешно.

Выбранная подпись не авторизована

Подобная ошибка возникает при попытке авторизации в личном кабинете на электронных торговых площадках. Например, при входе на площадку ZakazRF отображается сообщение «Выбранная ЭЦП не авторизована».

Эта ошибка возникает из-за того, что пользователь не зарегистрирован на площадке, либо не зарегистрирован новый сертификат ключа ЭП. Решением проблемы будет регистрация нового сертификата.

Процесс запроса на авторизацию ЭП на разных торговых площадках может отличаться: часто нужно отправлять запрос оператору системы на авторизацию, иногда рабочее место настраивается автоматически. Если ошибка сохраняется, возможно, следует отключить защитное ПО или добавить сайт электронной площадки в исключения.

Часто задаваемые вопросы

Почему компьютер не видит ЭЦП?

Причина кроется в несовместимости программного обеспечения и физического носителя ЭЦП. Необходимо проверить версию операционной системы и переустановить её до нужной версии. Если токен повреждён, возможно, понадобится обратиться в удостоверяющий центр для перевыпуска электронной подписи.

О том, что делать, если компьютер не видит ЭЦП и о способах проверки настроек, мы подробно писали в нашей статье.

Почему КриптоПро не отображает ЭЦП?

Если КриптоПро не отображает ЭЦП, следует проверить настройки браузера. Также исправляет ошибку добавление программы в веб-обозреватель и загрузка недостающих сертификатов электронной подписи.

Подробнее ознакомиться, как устранить данную неисправность можно в нашей статье.

Где на компьютере искать сертификаты ЭЦП?

Сертификат ЭЦП позволяет проверить подлинность подписи, содержит в себе срок её действия и информацию о владельце. Он автоматически загружается в папку с системными файлами. В операционной системе Windows от 7 версии и выше ЭЦП хранится по адресу:

C:UsersПОЛЬЗОВАТЕЛЬAppDataRoamingMicrosoftSystemCertificates. Вместо ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ требуется указать наименование используемого компьютера.

Что такое сертификат ЭЦП и зачем он нужен мы рассказали в нашей статье.