Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.
Когда вносить изменения в трудовую книжку
Если сотрудник перед введением электронных трудовых книжек написал заявление о сохранении бумажной трудовой, тогда бухгалтеру или кадровику придется ее вести: делать записи о кадровых мероприятиях и менять личные данные при смене фамилии. Напомним, с сентября 2021 вступили в силу новые правила заполнения трудовых (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021). Изменения несущественные, но их стоит изучить.
Трудовая книжка — один из базовых документов, подтверждающих стаж сотрудника и должности, которые он занимал. При смене фамилии сотрудника нужно внести изменения в книжку, чтобы потом при назначении пенсии не возникли трудности. Алгоритм корректировки прост и тоже регулируется новым приказом Минтруда.
Какие законы и акты регулируют смену фамилии в трудовой
Обычно фамилию меняют сотрудницы после свадьбы или развода. Такие изменения персданных подтверждает свидетельство о браке или о разводе (ст. 30 ФЗ-143). Фамилия — один из главных идентификаторов для гражданина, она фиксируется прежде всего в паспорте — главном документе, удостоверяющем личность (ст. 19 ГК РФ). Поэтому при смене фамилии человек меняет паспорт.
Трудовая книжка содержит личные данные, которые вносятся в нее из паспорта. Но при смене паспорта трудовую книжку не нужно менять — в нее просто вносят исправления (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021).
Какие личные сведения о работнике есть в трудовой книжке
Кроме данных о должностях и работе в трудовой книжке есть личные данные работника:
- ФИО;
- дата рождения;
- образование и специальность или квалификация.
Эти данные изменяют, только при подтверждении соответствующими документами — дипломами, свидетельством о браке или расторжении брака, паспортом, свидетельством о смене личных данных — ведь иногда имя или фамилию меняют по собственному желанию.
Изменения вносит текущий работодатель. Если человек менял фамилию, когда не был трудоустроен, то после устройства на новую работу исправления в книжку внесет кадровик или бухгалтер компании.
Как изменить фамилию в трудовой книжке
Прежде всего работник пишет заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах.
Образец заявления о смене фамилии в трудовой книжке:
Директору ООО «Теплый кот»
Аксенову В.И.
от ведущего копирайтера
Пшеницыной А.П.заявление.
Прошу изменить в учетных и кадровых документах мою фамилию с «Антонова» на «Пшеницына» в связи с вступлением в брак. Прилагаю копии подтверждающих документов. Оригиналы готова предоставить.
Приложения:
- Копия свидетельства о браке I-ХХ №123456.
- Копия паспорта ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.
Подпись
11 февраля 2022
На основании заявления работодатель выпускает приказ — вот образец приказа:
ООО «Теплый кот»
Приказ №12
г. Екатеринбург
14 февраля 2022
О внесении изменений в учетные и кадровые документы в связи со сменой фамилии сотрудницы
На основании личного заявления ведущего копирайтера Пшеницыной (в девичестве Антоновой) Анастасии Петровны, свидетельства о заключении брака и паспорта
ПРИКАЗЫВАЮ
- Изменить во всей учетных и кадровых документах ООО «Теплый кот» (трудовая книжка, личная карточка формы Т-2, трудовой договор, штатное расписание) фамилию сотрудницы с «Антонова» на «Пшеницына».
- Бухгалтерии внести изменения в лицевой счет и расчетные документы.
Ответственным назначаю бухгалтера Семенову А.С.
Основание — заявление сотрудницы от 11 февраля 2022, свидетельство о браке I-ХХ №123456, паспорт ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.
С приказом ознакомлена:
Семенова А.С.14 февраля 2022
Затем бухгалтер изменяет фамилию в трудовой:
- зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию, чтобы ее можно было прочитать;
- рядом с нею или выше вписывает новую фамилию;
- на внутренней стороне обложки вносит основание — реквизиты подтверждающего документа;
- ответственный за корректировку сотрудник расписывается и ставит печать организации.
Лучше указывать реквизиты подтверждающего документа компактно, потому что личные данные могут измениться снова.
Образец исправления фамилии в трудовой книжке:
Для смены фамилии могут быть и другие поводы с соответствующими подтверждающими документами, действовать нужно тем же самым образом.
В какие еще документы внести изменения
Кроме трудовой книжки изменить фамилию нужно в таких учетных и кадровых документах:
- личная карточка сотрудника;
- трудовой договор;
- штатное расписание;
- лицевые счета и другие кадровые и бухгалтерские бланки, в которых есть личные данные сотрудника.
Личную карточку обновляют аналогично трудовой книжке: зачеркивают одной чертой фамилию и вносят актуальные данные, указывают дату обновления и ссылаются на документ-основание. Можно также распечатать страницу карточки с новыми сведениями, а на прежнем листе прописать причину замены.
По трудовому договору есть мнение, что редактировать его нужно только для внесения недостающих данных (ст. 57 ТК РФ), и смена фамилии — это другая история. Но лучше новую фамилию утвердить допсоглашением к договору.
Есть ли санкции за неверное оформление трудовой книжки
Работодатель отвечает за верное заполнение документов, а сотрудников, оформляющих документы, можно привлечь к ответственности за ошибки в трудовой книжке, личной карточке и других бумагах (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
- 30-50 тыс. рублей для юрлиц.
Для работника не предусмотрена ответственность за передачу недостоверных данных, поэтому работодатель может внести условие об этом в трудовой договор или локальные акты. Тогда к сотруднику можно будет применить дисциплинарную ответственность. Но с подобными документами сотрудник знакомится под роспись.
Работайте с кадровыми документами, зарплатой, учетом и отчетностью в Контур.Бухгалтерии. В сервисе легко вести учет по сотрудникам, бухгалтерский и налоговый учет, а отчетность формируется автоматически. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней.
Что делать кадровику, если сотрудник сменил фамилию:
- Принять заявление о корректировке данных в документах.
- Зачеркнуть одной чертой старые Ф.И.О. в трудовой книжке.
- Написать сверху новые.
- Указать основания для исправления.
- Заверить исправленную запись подпись и печатью.
Трудовая книжка — главный документ о стаже
Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.
Законодательная база по изменению личных данных работников
Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).
Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.
Внесение изменений в трудовую книжку
Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:
- Ф.И.О.;
- дата рождения;
- информация об образовании и квалификации.
Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:
- перемена фамилии вследствие замужества или развода;
- смена персональных данных по другим причинам;
- ошибки в написании фамилии.
Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.
Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.
В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.
Запись в ТК делается на основании заявления работника.
Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.
Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.
Запись в трудовой книжке
При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:
- старая фамилия зачеркивается;
- рядом или над старой фамилией указывается новая;
- отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
- ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.
Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.
В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:
«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».
Образец смены фамилии в трудовой книжке
Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.
Куда еще внести изменения
Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:
- личное дело;
- лицевые счета;
- трудовой договор;
- все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).
В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать. Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».
По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.
Ответственность сторон за достоверность информации
За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.
Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Смена фамилии в трудовой книжке
- Как менять трудовую книжку при смене фамилии
- Трудовая книжка: смена фамилии после замужества
- Как оформить смену фамилии в трудовой книжке
Смена фамилии влечет за собой ряд формальностей, требующих внесения изменений в документацию. И если замена паспорта – процесс очевидный, об обновлении персональных данных в трудовой книжке задумываются не все. А ведь несвоевременное изменение фамилии в этом документе может стать причиной утраты его действительности.
Как менять трудовую книжку при смене фамилии
Трудовая книжка – персональный документ работника, предназначенный для внесения записей о его трудовой деятельности и стаже. При устройстве на новое место работы человек предъявляет ее работодателю или специалисту кадрового отдела для занесения информации о трудоустройстве.
Трудовая книжка заводится один раз на весь период трудовой деятельности. При утере ее работнику выдается дубликат, а при окончании страниц, содержащих сведения о работе, к документу прикрепляется вкладыш с чистыми страницами. При изменении персональных данных, в том числе фамилии гражданина, замена трудовой книжки не производится.
Основание для включения поправок в трудовую книжку – приказ руководителя, однако сменой фамилии в ней и других документах, в том числе в трудовом договоре, занимается сотрудник отдела кадров. Изменять, вносить исправления и дополнять документацию самостоятельно нельзя.
Трудовая книжка: смена фамилии после замужества
Наиболее распространенное основание для корректировки личных данных в трудовой книжке – замужество, когда вступив в брак, женщина принимает фамилию мужа. Об этом обстоятельстве сотруднице обязательно нужно уведомить администрацию предприятия и обратиться с вопросом о внесении обновленных данных в ее документы.
Как правило, к процессу смены информации кадровая служба приступает после замены паспорта и предъявлении нового удостоверяющего личность документа. При этом, помимо основного пакета документов, изменившей в связи с замужеством сотруднице фамилию необходимо предоставить Свидетельство о регистрации брака.
Развод также является основанием для внесения правок в трудовую книжку, но только при условии отказа от фамилии бывшего супруга и возвращения предыдущих персональных данных. В этом случае, чтобы изменить информацию в документе, потребуется Свидетельство о расторжении брака.
Как оформить смену фамилии в трудовой книжке
Вносить изменения в трудовую книжку – обязанность руководства предприятия. Чаще всего этим занимается начальник отдела кадров, а при его отсутствии – секретарь или главный бухгалтер, в зависимости от распоряжения директора. Запись в трудовую книжку безработного гражданина вносится после его трудоустройства на новом месте.
Независимо от причины необходимости корректировки личных данных, процедура смены фамилии в трудовой книжке всегда одинакова. Для успешного изменения информации необходимы 2 документа:
Заявление с просьбой внести правки в трудовую книжку;
Приказ о фиксации необходимых корректировок в персональных данных работника с подписью руководителя и печатью организации.
Действия специалистов Отдела кадров, как правило, выполняются по установленному образцу:
- внесение исправлений в специально предназначенную для этого графу, которая располагается на первой странице при развороте брошюры;
- внесение записи об основных параметрах из документа, подтверждающего смену фамилии, на внутреннюю сторону обложки документа;
- внесение личных данных, подписи и печати предприятия после подтверждающих изменение фамилии данных.
После совершения всех необходимых действий работник обязательно должен ознакомиться с приказом об изменении его персональных данных и проверить правильность корректировки внесенной в трудовую книжку информации.
Чтобы избежать ошибок при изменении фамилии в трудовой книжке, которые могут повлечь за собой недействительность документа, оформлять корректировки следует в строгом соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
Последние вопросы по теме «смена фамилии в трудовой книжке»
Как можно сменить фамилию в трудовой книжке?
Добрый день! Я до замужества не работала. Уже развелась. А фамилия осталась в трудовой девичья. Как в трудовой сменить фамилию?
29 января 2019, 11:24, вопрос №2241168, Софья, г. Смоленск
Как изменить фамилию в своей трудовой книжке?
Здравствуйте! У меня такой вопрос. Жена уволилась с организации, со старой фамилией. После замужества она поменяла фамилию. И нигде не работает. Мне надо в трудовой книжке исправить фамилию жены. Я оформляю в своей организации на себя пособие на ребенка, до 1,5лет. Где мне поменять фамилию жены в трудовой книжке? Моя организация требует изменения в трудовой книжке жены.
16 октября 2018, 14:04, вопрос №2136307, Ильнур, г. Казань
Нотариус имеет ли право заверить изменение фамилии на трудовой книжке?
Добрый день! Нотариус имеет ли право заверить изменение фамилии (свидетельство о браке прилагается) на трудовой книжке. На сегодняшний день, я не работаю. Так как являюсь женой военнослужащего (офицера)и соответственно смена городов и мест работы. И вот сейчас, собирая документы для оформления пенсии по возрасту, у меня в трудовой — над моей девичьей фамилией сверху аккуратным почерком написана моя фамилия по мужу. И всё больше никаких записей со ссылкой на свидетельство о браке. Замуж я выходила в Чирчике ( Узбекистан) и там же устроилась на работу в военный госпиталь, а затем в вертолетный полк; сами понимаете ни того госпиталя, ни полка уже нет. Самое интересное, что я работала помимо воинских частей и госпиталей, и гос. учреждениях. И ни в одном отделе кадров ни разу не спросили по поводу этой записи. С последнего места работы уволилась по состоянию здоровья больше 1 года назад. Что мне делать и куда теперь обращаться?
28 мая 2017, 13:14, вопрос №1649748, Венера, г. Ставрополь
Предоставление информации о смене фамилии новому работодателю
Добрый день! Несколько лет назад я уволилась с работы, вышла замуж и сменила фамилию, но спустя время мы развелись и я вернула свою девичью фамилию обратно. Дело в том, что устраивалась на работу, после свадьбы, уже с новой фамилией, но увольнялась потом с девичьей (подписывала только один доп договор (в рамках компании)о смене фамилии, по причине расторжения брака), в трудовой книжке никаких изменений фамилии нет, т.е везде указана только девичья фамилия. Вопрос, обязательно ли теперь предоставлять новому работодателю информацию о том, что была смена фамилии если трудовая книжка и прочие документы с девичьей фамилией? Может ли он самостоятельно узнать это если не сообщать о смене? Можно ли избежать предоставления подобной информации на новом рабочем месте?
27 апреля 2017, 13:02, вопрос №1623026, Оксана,
Является ли запись в трудовой о смене фамилии документом?
Мать пенсионерка 70 лет, вдова,гражданка Украины, имеет вид на жительство в России,в пенсионном фонде требуют для подтверждения девичьей фамилии свидетельство о браке.У матери в трудовой книжке есть запись подтверждённая печатью отдела кадров завода на котором она работала.О том что в связи с браком на основании свидетельства о браке, указана дата и номер свидетельства изменена фамилия.Изменённая фамилия также указана.Может ли это быть подтверждением в этом случае.В гражданском паспорте также есть печать ЗАГС.Заранее благодарен ВАМ за ВАШ ответ.
14 января 2017, 07:19, вопрос №1499386, Николаю, г. Воскресенск
Как при смене имени и фамилии поменять трудовую книжку?
Как правильно поменять трудовую книжку при смене имя и фамилии что бы не нарушать закон и т.д. и т.п.? Я был Иванов, стал Петров. Принес я новую, чистую, трудовую книжку, так как
старая утеряна, бывшему работадателю, а он мне говорит что мол делать запись в трудовую книжку не станет потому что у них работал Иванов а не Петров, я ему показываю свидетельство о
смене имя и фамилии но он все равно упирается. Как быть в данной ситуации?, я хочу восстановить все записи, от всех работадателей в трудовой книжке, но по факту все места где я работал я был Ивановым.
25 марта 2016, 15:17, вопрос №1195428, Сергей, г. Мончегорск
Приём на работу после смены фамилии
Поменяла фамилию недавно,паспорт тоже,а Снилс и инн нет. Могут ли мне отказать в приеме на работу из-за этого?
25 марта 2016, 12:48, вопрос №1195265, Наталья, г. Санкт-Петербург
Как доказать принадлежность трудовой книжки при смене фамилии?
В трудовой книжке при смене фамилии сделали запись,но не поставили печать,сейчас при выходе на пенсию специалисты отказываются принимать трудовую книжку утверждая что она не моя,запрос в ЗАГС направлен,но это было в Грузии и вряд ли придет ответ!Как через суд доказать,что это моя трудовая с чего начать куда обратиться и какие докуметы собрать и как долго будет происходить весь этот процесс
23 января 2016, 10:11, вопрос №1111915, Валентина Ивановна, г. Казань
Как при устройстве на работу подтвердить смену фамилии?
Здравствуйте.В дипломе у меня девичья фамилия.На данный момент брак расторгнут.Оставила фамилию мужа.В суде,при расторжении брака,свид. о браке забрали. При устройстве на работу нужен документ,подтверждающий смену фамилии.Можно ли предъявлять свид.о расторжении брака?
20 января 2016, 10:58, вопрос №1107664, Наталия, г. Липецк
Нужна ли в трудовой книжке запись о смене фамилии, если я работала только до брака?
Оформляем единовременную выплату на ребенка у мужа на работе. Нужна моя трудовая книжка. С 2013 г я не работала. В 2014 г вышла замуж и сменила фамилию. На работе мужа требуют чтобы была запись о смене фамилии в трудовой с печатью последнего работодателя (этой фирмы уже не сужествуе). Что делать? Действительно ли нужна запись?
30 ноября 2015, 12:08, вопрос №1056176, Екатерина, г. Челябинск
Изменение фамилии в трудовой книжке
Добрый день. В трудовой книжке у работница зачёркнута фамилия и поставлена другая. Это произошло при заключении брака, но основание не написано. Она меняла фамилию в 2003 году.Тогда работала в другой организации. Только они имеют права написать основание?
28 апреля 2015, 09:32, вопрос №821489, Екатерина, г. Москва