Как можно изменить тип запроса access - Исправление ошибок и поиск оптимальных решений проблем

Запросы упрощают просмотр, добавление, удаление или изменение данных в базе данных Access. Среди других целей использования запросов можно отметить:

быстрый поиск определенных данных путем фильтрации с применением определенных критериев (условий);
вычисление или сведение данных;
автоматизированное управление данными, например регулярный просмотр актуальных данных.

Примечание: Если необходимо использовать запросы, описанные в примере, используйте базу данных Access на компьютере.

Запросы как средство поиска данных и работы с ними
Создание запроса на выборку
Создание запроса с параметрами
Создание итогового запроса
Создание перекрестного запроса
Создание запроса на создание таблицы
Создание запроса на добавление
Создание запроса на обновление
Создание запроса на удаление

Запросы как средство поиска данных и работы с ними

В хорошо структурированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, зачастую хранятся в разных таблицах. Запрос может извлечь информацию из разных таблиц и собрать ее для отображения в виде формы или отчета. Запрос может представлять собой обращение к данным для получения информации из базы данных или выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц, а также для добавления, изменения или удаления данных в таблице. Это очень гибкий инструмент: существует много типов запросов, и каждый тип создается с учетом задачи.

Основные типы запросов	Назначение
Запрос на выборку	Получение данных из таблицы и выполнение вычислений.
Запрос на изменение	Добавление, изменение или удаление данных. Для каждой задачи существует специальный тип запроса на изменение. В веб-приложениях Access запросы на изменение недоступны.

Создание запроса на выборку

Запрос на выборку позволяет просматривать данные только из определенных полей таблицы либо из нескольких таблиц одновременно или же находить данные, которые соответствуют определенным условиям. Дополнительные сведения см. в простом запросе на выбору.

Просмотр данных из выбранных полей

Например, если база данных содержит таблицу с различной информацией о товарах, а необходимо просмотреть список товаров и их цены, запрос на выборку создается таким образом, чтобы возвратить только названия товаров и соответствующие цены.

Откройте базу данных и на вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов.
На вкладке «Таблицы» дважды щелкните таблицу «Товары».
Допустим, в таблице «Товары» содержатся поля «Наименование товара» и «Цена по прейскуранту». Дважды щелкните элементы Наименование товара и Цена по прейскуранту, чтобы добавить эти поля в бланк запроса.
На вкладке Конструктор нажмите кнопку Выполнить. Запрос будет выполнен, и отобразится список товаров и цен на них.

К началу страницы

Одновременный просмотр данных из нескольких связанных таблиц

Например, если у вас есть база данных для магазина, который продает продукты питания, и вы хотите просмотреть заказы клиентов, которые живут в конкретном городе. Скажем, данные о заказах и сведения о клиентах хранятся в двух таблицах с именами «Клиенты» и «Заказы» соответственно. Если каждая таблица имеет поле «ИД клиента», которое является основой отношение «один-ко-многим» между двумя таблицами. Вы можете создать запрос, возвращающий заказы для клиентов в конкретном городе, например в Лас-Вегасе, используя следующую процедуру:

Откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
На вкладке «Таблицы» дважды щелкните «Клиенты» и «Заказы».

Обратите внимание на линию (называемую соединением), которая соединяет поле «Код» в таблице «Заказчики» с полем «Код заказчика» в таблице «Заказы». Эта линия отображает связь между двумя таблицами.
В таблице «Клиенты» дважды щелкните элементы Организация и Город, чтобы добавить эти поля в бланк запроса.
В бланке запроса в столбце Город снимите флажок в строке Показать.
В строке Условие отбора столбца Город введите Тюмень.

Если снять флажок Показать, в результатах запроса не будет отображаться город, а слово Тюмень в строке Условие отбора означает, что требуется просмотреть только те записи, для которых в поле «Город» указано значение «Тюмень». В этом случае запрос возвращает данные только о тех клиентах, которые находятся в Тюмени. Для использования поля в условии отбора показывать его на экране не обязательно.
В таблице «Заказы» дважды щелкните элементы Код заказа и Дата размещения, чтобы добавить эти поля в два следующих столбца в бланке запроса.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. Происходит выполнение запроса и отображается список заказов клиентов из Тюмени.
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос.

К началу страницы

Создание запроса с параметрами

Если часто требуется выполнять варианты определенного запроса, можно использовать запрос с параметрами. При выполнении запроса с параметрами у пользователя запрашиваются значения полей, которые затем используются для создания условий для запроса.

Примечание: Запрос с параметрами невозможно создать в веб-приложении Access.

В продолжение предыдущего примера, где было показано, как создавать запрос на выборку, который возвращает информацию о заказах для клиентов из Тюмени, можно изменить этот запрос таким образом, чтобы при каждом его запуске выводилось приглашение на ввод названия города. Откройте базу данных, созданную в предыдущем примере.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос Заказы по городу (созданный в предыдущем разделе) и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
В бланке запроса в строке Условие отбора столбца «Город» удалите слово Тюмень и введите [Для какого города?].

Строка [Для какого города?] является предложением ввести параметр. Квадратные скобки показывают, что при выполнении запроса должно появиться предложение ввести данные, а текст (в данном случае Для какого города?) представляет собой вопрос, отображаемый в предложении.

Примечание: В предложении ввести параметр нельзя использовать точку (.) или восклицательный знак (!).
Установите флажок в строке Показать столбца «Город», чтобы в результатах запроса отображался город.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. Запрос предложит ввести значение в строке «Город».
Введите слово Москва и нажмите клавишу ВВОД, чтобы увидеть заказы для клиентов в Москве.

Но что делать, если значения, которые можно указать, неизвестны? В приглашении на ввод можно использовать подстановочные знаки.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
В бланке запроса в строке Условие отбора столбца Город введите Like [Для какого города?]&»*».

В этом предложении ввести параметр ключевое слово Like, амперсанд (&) и звездочка (*), заключенная в кавычки, позволяют ввести сочетание знаков, включая подстановочные знаки, для получения разных результатов. Например, если пользователь вводит *, запрос возвращает все города; если пользователь вводит М, запрос возвращает все города, начинающиеся на букву «М»; если пользователь вводит *с*, запрос возвращает все города, в названиях которых имеется буква «с».
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить, в строке приглашения запроса введите Создать и нажмите клавишу ВВОД.

В результате выполнения запроса будет отображен список заказов от клиентов из Москвы.

Указание типов данных для параметра

Можно также указать, данные какого типа разрешается вводить в качестве значения параметра. Тип данных можно настроить для любого параметра, но особенно важно сделать это для числовых и денежных данных, а также данных о дате и времени. Когда для параметра указан тип данных, пользователи получают более понятные сообщения об ошибках в случае ввода данных неправильного типа, например ввода текста, когда ожидаются денежные данные.

Если параметр настроен таким образом, чтобы принимать текстовые данные, любое введенное значение интерпретируется как текст и сообщение об ошибке не отображается.

Чтобы указать тип данных для параметра в запросе, выполните процедуру, описанную ниже.

Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры запроса в столбце Параметр введите текст запроса на ввод значения для каждого параметра, для которого требуется указать тип данных. Убедитесь, что каждый из параметров соответствует запросу, который используется в строке Условие отбора в бланке запроса.
В столбце Тип данных выберите тип данных для каждого параметра.

Дополнительные сведения см. в использовании параметров для ввода данных при запуске запроса.

К началу страницы

Создание итогового запроса

Строка «Итог» в таблице очень удобна, но для ответа на более сложные вопросы используется запрос итоговых значений. Такой запрос представляет собой запрос на выборку, позволяющий группировать данные и составлять сводку данных, например когда требуется просмотреть итоги продаж каждого товара. В запросе итоговых значений можно использовать статистическую функцию Sum для просмотра итогов продаж каждого товара.

Примечание: В веб-приложении Access агрегатные функции использовать нельзя.

Чтобы получить итоговые значения промежуточных сумм для товаров, можно следующим образом изменить запрос «Промежуточные суммы для товаров», созданный в предыдущем примере.

На вкладке Главная нажмите кнопку Режим и выберите Конструктор.

Запрос «Промежуточные суммы для товаров» будет открыт в конструкторе.
На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

В бланке запроса отобразится строка Итоги.

Примечание: Несмотря на схожие названия, строка Итоги в бланке и строка Итог в таблице — не одно и то же.

С помощью строки Итоги в бланке можно группировать данные по значениям полей.
Строку Итог из таблицы можно добавить в результаты запроса итоговых значений.
При использовании строки Итоги в бланке необходимо выбрать статистическую функцию для каждого поля. Если выполнять вычисления с полем не требуется, можно сгруппировать данные по этому полю.

Во втором столбце бланка в строке Итог выберите в раскрывающемся списке вариант Sum.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. Происходит выполнение запроса, а затем отображается список товаров с промежуточными суммами.
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос. Оставьте запрос открытым.

Дополнительные сведения см. в статье Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки «Итог».

К началу страницы

Выполнение расчетов на основе данных

Обычно таблицы не используются для хранения вычисляемых значений, таких как суммы, даже если они основаны на данных в одной базе данных, так как они могут быть устаревшими, если значения в них основаны на изменениях. Например, не стоит хранить чей-либо возраст в таблице, так как каждый год вам нужно обновлять значение. вы сохраняете дату рождения человека, а затем используете запрос для расчета его возраста.

Например, существует база данных с информацией о товарах, которые вы хотите продать. Она содержит таблицу под названием «Сведения о заказе», в которой находится информация о товарах, например цена и количество каждого товара. Можно вычислить промежуточные суммы с помощью запроса, который умножает количество каждого товара на цену за единицу этого товара, количество каждого товара на цену за единицу этого товара и скидку этого товара, а затем вычитает общую скидку из общей цены. Если в предыдущем примере была создана база данных, откройте ее и выполните следующие действия.

На вкладке «Создание» нажмите кнопку «Конструктор запросов».
На вкладке «Таблицы» дважды щелкните «Сведения о заказе».
В таблице «Сведения о заказе» дважды щелкните Код товара, чтобы добавить это поле в первый столбец бланка запроса.
Во втором столбце бланка щелкните правой кнопкой мыши строку Поле, а затем выберите в контекстном меню команду Область ввода.
В диалоговом окне Область ввода введите или вставьте следующее выражение: Промежуточный итог: ([Количество]*[Цена за единицу])-([Количество]*[Цена за единицу]*[Скидка])
Нажмите кнопку ОК.
На вкладке Конструктор нажмите кнопку Выполнить. Происходит выполнение запроса, а затем отображается список товаров с промежуточными суммами для каждого заказа.
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос, и назовите его Промежуточные суммы для товаров.

Дополнительные сведения см. в статье Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки «Итог».

К началу страницы

Просмотр сводных данных и статистических показателей

При использовании таблиц для записи операций или хранения постоянно встречающихся числовых данных удобно иметь возможность просмотреть статистические показатели для этих данных, например суммарные или средние значения. В Access в таблица можно добавлять итоговую строку. Итоговая строка — это строка внизу таблицы, которая отображает итоговое или другое статистическое значение.

Запустите ранее созданный запрос «Итоги по продуктам» и оставьте результаты открытыми в Режим таблицы.
На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Итоги». В нижней части таблицы появится новая строка со словом «Итог» в первом столбце.
Щелкните ячейку в последней строке с именем Итог.
Щелкните стрелку, чтобы просмотреть доступные агрегатные функции. Поскольку столбец содержит текстовые данные, существует только два варианта: «Нет» и «Количество».
Выберите Количество. Содержимое ячейки изменится с Итог на число значений в столбце.
Щелкните соседнюю ячейку (второй столбец). Обратите внимание на стрелку, которая появилась в ячейке.
Щелкните стрелку и выберите Сумма. В поле будет отображаться сумма значений в столбце.
Оставьте запрос открытым в режиме таблицы.

К началу страницы

Создание перекрестного запроса

Теперь предположим, что вы хотите просмотреть суммы для товаров, но также агрегировать данные по месяцам, чтобы в каждой строке отображались суммы для товара, а в каждом столбце отображались суммы за месяц. Чтобы показать подытожи для товара и подытожи за месяц, используйте перекрестный запрос.

Примечание: Перекрестный запрос не может отображаться в веб-приложении Access.

Вы можете снова изменить запрос «Промежуточные суммы для товаров», чтобы он возвращал строки промежуточных сумм для товаров и столбцы промежуточных сумм по месяцам.

На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
В группе «Настройка запроса» нажмите кнопку «Добавить таблицы» (или «Добавить таблицу в Access 2013 «).
Дважды щелкните «Заказы»и нажмите кнопку «Закрыть».
На вкладке Конструктор в группе Тип запроса щелкните элемент Перекрестная таблица. В бланке строка Показать скрыта, а отображается строка Перекрестная таблица.
В третьем столбце бланка щелкните правой кнопкой мыши строку Поле , а затем выберите в контекстном меню пункт Область ввода. Откроется окно Область ввода.
В диалоговом окне Область ввода введите или вставьте следующее выражение: Месяц: «Месяц» & DatePart(«м», [Дата заказа])
Нажмите кнопку ОК.
В строке Перекрестная таблица выберите следующие значения в раскрывающемся списке: Заголовки строк для первого столбца, Значение для второго столбца и Заголовки столбцов для третьего.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. Происходит выполнение запроса, а затем отображаются промежуточные суммы, собранные по месяцам.
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос.

Дополнительные сведения о перекрестных запросах см. в документе «Упростите чтение сводных данных с помощью перекрестного запроса».

К началу страницы

Создание запроса на создание таблицы

Для создания новой таблицы на основе данных, которые хранятся в других таблицах, можно использовать запрос на создание таблицы.

Примечание: Запрос на таблицу не доступен в веб-приложениях Access.

Например, пусть требуется отправить данные о заказах в Ростове партнеру из Ростова, который использует Access для подготовки отчетов. Вместо отправки всех данных о заказах можно отправить только те данные, которые относятся к заказам в Ростове.

Можно создать запрос на выборку, содержащий данные о заказах в Ростове, а затем использовать этот запрос для создания новой таблицы. Для этого используйте описанную ниже процедуру.

Откройте базу данных из предыдущего примера.

Для выполнения запроса на создание таблицы может потребоваться включить содержимое базы данных.

Примечание: Если под лентой вы видите сообщение о включии базы данных, нажмите кнопку «Включить содержимое».Если база данных уже находится в надежном расположении, вы не увидите панели сообщений.
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните «Сведения о заказе» и «Заказы».
В таблице Заказы дважды щелкните поля Код заказчика и Город получателя, чтобы добавить их в бланк.
В таблице Сведения о заказе дважды щелкните элементы Код заказа, Код товара, Количество, Цена за единицу и Скидка, чтобы добавить эти поля в бланк.
В столбце Город получателя бланка снимите флажок в строке Показать. В строке Условие отбора введите ‘Ростов’ (включая одинарные кавычки). Проверьте результаты выполнения запроса, прежде чем использовать их для создания таблицы.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить запрос.
В поле Имя запроса введите Запрос по заказам в Ростове и нажмите кнопку ОК.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Создание таблицы.
В диалоговом окне Создание таблицы в поле Имя таблицы введите Заказы в Ростове и нажмите кнопку ОК.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.
В диалоговом окне подтверждения нажмите кнопку Да, и в области навигации отобразится новая таблица.

Примечание: Если таблица с указанным именем уже существует, она удаляется перед выполнением запроса.

Дополнительные сведения об использовании запросов на создание таблиц см. в теме «Создание запроса на создание таблицы».

К началу страницы

Создание запроса на добавление

Для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и добавления их в другую таблицу можно использовать запрос на добавление.

Примечание: Запрос на приложение не доступен в веб-приложениях Access.

Предположим, вы создали таблицу для совместной работы с партнером из Ростова, но вспомнили, что этот партнер работает также с клиентами из Казани. Необходимо добавить в эту таблицу строки с данными по Казани. Используя следующую процедуру, можно добавить эти данные в таблицу «Заказы в Ростове».

Откройте запрос «Запрос по заказам в Чикаго», созданный ранее в конструкторе.
На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Добавить. Откроется диалоговое окно Добавление.
В диалоговом окне Добавление щелкните стрелку в поле Имя таблицы и выберите Заказы в Ростове в раскрывающемся списке, а затем нажмите кнопку ОК.
В бланке в строке Условие отбора столбца «Город получателя» удалите значение ‘Ростов’ и введите ‘Казань’.
В строке Добавление записей в таблицу выберите соответствующее поле для каждого столбца.

В этом примере значения в строке Добавление записей в таблицу должны соответствовать значениям в строке Поле, но это не требуется для нормальной работы запросов на добавление.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Примечание: При выполнении запроса, который возвращает большое количество данных, может появится сообщение об ошибке, в котором будет сказано, что отменить запрос не удастся. Попробуйте увеличить ограничение сегмента памяти до 3 МБ, чтобы выполнить запрос до конца.

Дополнительные сведения о запросах на добавление см. в статье Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

К началу страницы

Создание запроса на обновление

Для изменения данных в таблицах, а также для ввода условий, указывающих, какие строки следует обновить, можно использовать запрос на обновление. Запрос на обновление позволяет просмотреть обновленные данные перед выполнением обновления.

Важно: Запрос на изменение невозможно отменить. Возможно, перед обновлением следует создать резервные копии всех таблиц, которые будут обновлены запросом на обновление. Запрос на обновление не доступен в веб-приложениях Access.

В предыдущем примере строки были указаны в таблице «Заказы в Чикаго». В таблице «Заказы в Чикаго» поле «ИД товара» содержит числовой ИД товара. Чтобы сделать данные отчетами более полезными, замените их их наименованиями продуктов. Для этого сделайте следующее:

Откройте таблицу «Заказы в Ростове» в конструкторе.
В строке «Код товара» измените тип данных Числовой на Текстовый.
Сохраните и закройте таблицу «Заказы в Ростове».
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните «Заказы в Чикаго» и «Товары».
На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Обновить.
В бланке больше не будут отображаться строки Сортировка и Показать и появится строка Обновление.
В таблице Заказы в Ростове дважды щелкните элемент Код товара, чтобы добавить это поле в бланк.
В бланке в строке Обновление столбца Код товара введите или вставьте следующую строку: [Товары].[Наименование]

Совет: Запрос на обновление можно использовать для удаления значений полей; для этого используется пустая строка («») или значение NULL в строке Обновление.
В строке Условие отбора введите или вставьте следующую строку: [Код продукта] Like ([Товары].[Код])
Можно узнать, какие значения будут изменены запросом на обновление, просмотрев запрос в режиме таблицы.
На вкладке Конструктор выберите Режим >Режим таблицы. Запрос возвращает список кодов товаров, которые будут обновлены.
На вкладке Конструктор нажмите кнопку Выполнить.

При открытии таблицы «Заказы в Ростове» можно будет увидеть, что числовые значения в поле «Код товара» заменены наименованиями из таблицы «Товары».

Дополнительные сведения о запросах на обновление см. в статье Создание и запуск запроса на обновление.

К началу страницы

Создание запроса на удаление

Для удаления данных из таблиц, а также для ввода условий, указывающих, какие строки следует удалить, можно использовать запрос на удаление. Запрос на удаление позволяет просмотреть удаляемые строки перед выполнением удаления.

Примечание: Запрос на удаление не доступен в веб-приложениях Access.

Предположим, готовясь отправить таблицу «Заказы в Ростове» из предыдущего примера партнеру в Ростов, вы заметили, что некоторые строки содержат пустые поля. Перед отправкой таблицы их необходимо удалить. Можно открыть таблицу и удалить строки вручную, но если их много и есть четкие условия отбора, удобнее использовать запрос на удаление.

Вы можете использовать запрос для удаления из таблицы «Заказы в Ростове» строк, в которых отсутствует значение «Код заказа». Для этого выполните описанную ниже процедуру.

На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните «Заказы в Чикаго».
На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Удаление. В бланке больше не будут отображаться строки Сортировка и Показать и появится строка Удалить.
В таблице Заказы в Ростове дважды щелкните поле Код заказа , чтобы добавить его в бланк.
В бланке в строке Условие отбора в столбце «Код заказа» введите Is Null.
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Дополнительные сведения об удалении запросов см. в теме «Создание и выполнение запроса на удаление».

К началу страницы

Источник

Изменение запроса

Запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007, можно изменять. У вас есть возможность корректировать имя запроса, править его текст в формате SQL, а также редактировать запрос в конструкторе запросов. Ниже представлены несколько наиболее распространенных действий, производимых над запросами.

Переименование запроса

Переименовать запрос можно, выполнив следующие команды.

1. Откройте запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007.

2. Правой кнопкой мыши щелкните на имени запроса в области переходов и в появившемся контекстном меню выберите команду Переименовать .

3. Теперь переименуйте имя запроса и затем нажмите клавишу Enter .

Правка запроса в конструкторе

Используя бланк запроса в режиме конструктора, модифицировать существующий запрос можно следующими способами.

• Удалить таблицу из запроса можно, если выделить ее в запросе и нажать клавишу Delete .

• Удалить поле таблицы можно, выделив желаемый столбец с помощью области выделения столбцов (серая полоска над столбцами) и затем нажав клавишу Delete .

• Изменить порядок следования полей можно следующим образом: выделите поле или несколько полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите их на нужное место, затем отпустите кнопку мыши.

• Условия отбора записей из базовой таблицы указываются в строках Условие отбора и Или . Данными условиями могут являться любые логические выражения. Существуют условия, которые находятся в одной строке, но в разных столбцах бланка, такие условия объединяются по логическому оператору AND (И). Чтобы объединить условия по логическому оператору OR (ИЛИ), нужно объединить данные условия в разных строках бланка запроса.

Строка Сортировка помогает установить порядок сортировки записей в запросе. Для поля, записи которого вы хотите сортировать, выберите из списка порядок сортировки: По убыванию или По возрастанию . Если в запросе вам нужно отсортировать записи по нескольким полям, разместите эти поля слева направо.

Если вы хотите изменить имена полей запроса, то это можно сделать в режиме конструктора. Чтобы переименовать поле, вам нужно в бланке запроса установить текстовый курсор перед первой буквой его имени, после чего ввести новое имя, а также символ двоеточия. Если вы измените имя поля в бланке запроса, в отчете оно также изменится.

В бланке запросов вы также можете изменить ширину столбцов. Это можно сделать, перетаскивая границу столбца или два раза щелкнув кнопкой мыши на линии границы. Причем данное изменение производится только в бланке запросов.

Теперь рассмотрим вышесказанное на примере. Выполните следующие действия, чтобы модифицировать запрос с помощью конструктора.

1. Откройте базу данных, которая содержит нужный запрос.

2. Выбранный запрос откроется в режиме таблицы, если вы щелкнете кнопкой мыши на имени запроса в области переходов.

3. Перейдите на вкладку Главная и в группе Режимы щелкните кнопкой мыши на стрелке под кнопкой Режимы . После этого появится меню, в котором нужно выбрать команду Конструктор (рис. 5.13).

Рис. 5.13. Меню для выбора режима

4. На экране появится бланк запроса.

Теперь осталось изменить запрос. Вы можете выполнить любые действия.

• Добавить в бланк запроса как минимум одно поле таблицы, нажав при этом в строке Поле свободную ячейку. Раскрыв список полей таблицы, выберите необходимое имя поля. Данную операцию следует повторить для всех полей таблицы, которые вы желали бы добавить в бланк запроса.

• В результате набора данных при необходимости скрыть или отобразить значение поля таблицы (флажок в строке Вывод на экран необходимо снять или установить соответственно). Значение поля не отображается, если флажок под названием поля в бланке запроса снят.

• Сортировку данных поля таблицы можно выполнить следующим образом: щелкните кнопкой мыши на ячейке строки Сортировка под названием необходимого вам поля, раскройте список сортировок, после чего выберите нужный вариант: по возрастанию , по убыванию , отсутствует .

• Задать условие для нужных полей таблицы. Для этого в ячейках строки Условие введите требуемые значения. Используя строки без подписи или строку Или , можно создать для одного поля таблицы друг друга исключающие условия.

5. Например, модифицируйте запрос с именем Клиенты Запрос . В этом запросе отображались поля Имена , Телефоны , Адреса таблицы Клиенты . Модифицируйте его, добавляя колонку Рейтинг и выполняя сортировку строк по последнему.

6. В строке Поле щелкните кнопкой мыши на незаполненной ячейке после названия Адрес , выберите в списке название Рейтинг .

7. Снимите флажок Вывод на экран для поля Рейтинг .

8. Щелкните кнопкой мыши на параметре Сортировка поля Рейтинг . На экране появится список доступных вариантов сортировки. Выберите вариант По возрастанию , бланк запроса изменится (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Измененный бланк запроса

9. Для сохранения запроса нажмите кнопку Сохранить . Чтобы увидеть сохраненное, щелкните кнопкой мыши на вкладке Конструктор , а затем нажмите кнопку Выполнить . Отобразится измененный запрос (рис. 5.15).

Рис. 5.15. Измененный запрос

Далее будет рассмотрено изменение исходного запроса способом правки запроса в SQL-редакторе.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Сортировать результаты запроса

Access 216 позволяет применять несколько типов схем одновременно при разработке запросов. Это поможет вам увидеть данные именно так, как вы хотите.

Вариант сортировки может включать один или несколько отсортированных столбцов, называемых многоуровневой сортировкой. Эта сортировка позволяет вам сортировать по предыдущему критерию, а затем добавлять следующие критерии. Например: если у вас есть таблица, содержащая клиентов и их адреса, вы можете выбрать сортировку записей по городу, а затем в алфавитном порядке их имен.

Если в запросе несколько критериев сортировки, Access обрабатывает их слева направо. Это означает, что сначала будет применена компоновка слева. В приведенном ниже примере клиенты будут отсортированы сначала по городу, а затем по почтовому индексу.

Изображение 3: параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Применить многоуровневую сортировку

Откройте запрос, перейдите в режим конструктора. Найдите школы, которые хотят устроить заранее. В строке Сортировка: щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите порядок возрастания или убывания, соответствующий возрастанию / убыванию.

Изображение 4 вариантов создания запросов к данным в Access 2016

Повторите вышеуказанное действие для других школ (при необходимости). Помните, что сортировка применяется слева направо, поэтому любая дополнительная сортировка должна применяться к полям справа от основной сортировки. При необходимости измените порядок полей, щелкнув имя поля и перетащив его в новое место.

Изображение 5 параметров для создания запросов к данным в Access 2016

Щелкните команду «Выполнить», чтобы применить сортировку:

Рисунок 6: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016.

Результаты запроса появятся с той сортировкой, которую вы создали:

Изображение 7: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Если вы просто хотите изменить порядок таблицы результатов, не изменяя запрос, перейдите в раздел «Главная»> «Сортировка и фильтрация»> щелкните раскрывающееся меню «Дополнительно»> выполните обычную сортировку вручную. По завершении нажмите «Переключить фильтр», чтобы применить сортировку.

Изображение 8: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Скрыть поле в запросе

Вы открываете представление «Дизайн», находите поле, которое хотите скрыть, устанавливаете флажок в строке «Показать»: чтобы удалить его:

Изображение 9: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016.

Щелкните Выполнить, чтобы обновить результаты запроса. Чтобы повторно отобразить поле, повторите указанные выше действия и установите флажок в поле, которое нужно создать.

Создать общий запрос (общий запрос)

При работе с цифровыми данными возвращение нормальных результатов может вас не удовлетворить. Вы хотите посчитать общее количество проданных товаров, количество приобретенных клиентов, количество проданных товаров за месяц, что делать? В Access есть несколько функций для работы с такими цифровыми данными:

Счетчик: подсчитать общее количество предметов
Сумма: сложите значения вместе
Среднее: найти среднее значение.
Максимум: возвращает максимальное значение.
Минимум: возвращает наименьшее значение.
Первое: возвращает первое или самое раннее значение.
Последнее: возвращает последнее или самое последнее значение.

Например:

Мы хотим найти общее количество проданных товаров для каждой категории, поэтому мы воспользуемся запросом для отображения всех проданных товаров, а затем рассчитаем общее количество проданных товаров для каждого товара.

Создайте или откройте запрос, который вы хотите использовать для составления составного запроса. На вкладке «Дизайн»> «Показать / Скрыть»> группа «Итоги»:

Изображение 10: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Строка Итого будет добавлена в раздел дизайна со всеми значениями в строке Группировать по. Выберите ячейку, которую вы хотите вычислить в Итоге:, появится меню:

Изображение 11: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Выберите нужный вам тип расчета, здесь мы выбираем Сумма.

Рисунок 12: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Выберите Выполнить в конструкторе инструментов запросов, чтобы выполнить запрос:

Рисунок 13: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Возвращаемый результат будет следующим:

Изображение 14: Параметры для создания запросов к данным в Access 2016

Запрос параметра

Запрос с параметрами позволяет создавать запросы, которые можно легко обновить, чтобы они отражали новые критерии или условия поиска. Когда вы открываете запрос параметров, Access предлагает вам ввести условие поиска и отображает результаты этого поиска.

Запрос на поиск дубликатов

Этот тип запроса позволяет найти обе повторяющиеся записи в базе данных и удалить их. Повторяющиеся записи могут негативно повлиять на целостность базы данных.

Из этих двух статей вы узнаете, как создавать самые простые запросы в Access, а в следующей части мы узнаем об отчетах в Access 2016.

Следующий урок: создание отчетов в Access 2016 и использование расширенных параметров отчетности

Предыдущая статья: Создание запросов к данным в Access 2016 от простого к сложному

Источник

Загрузить PDF

Запросы в системе управления базами данных (СУБД) могут сделать намного больше, чем просто давать ответы на вопросы, которые вы задаете. На самом деле они могут выполнять различные действия с данными из вашей базы данных. Запрос-действие – это запросы, которые можно добавлять, изменять или удалять несколько записей сразу. Дополнительным преимуществом является то, что вы можете просмотреть результаты запроса в Access, прежде чем запустить его. Microsoft Access предоставляет четыре типа запросов-действия: создание таблицы, добавление, обновление и удаление. В этой статье мы имеем дело с запросом-формированием таблицы.

Шаги

1

Запустите Microsoft Access и откройте базу данных.
2

Перейдите во вкладку «Запросы» в вашей базе данных.
3

Нажмите на кнопку «Создать», а затем выберите «Конструктор», чтобы начать создание запроса в режиме конструктора.
4

Выберите таблицы или другие запросы, которые вы хотите запустить.
5
Выберите поля из таблицы/запроса.
- Так же как и в других запросах, вам придется указать критерии, чтобы получить желаемые результаты,.
6

Выполните запрос, чтобы убедиться, что ваш запрос содержит результаты, которые вам нужны.
7

Теперь вам необходимо изменить тип запроса. По центру экрана нажмите на кнопку «Тип запроса».
8

Выберите «Создать таблицу».
9
Укажите имя новой таблицы, если она будет создана в базе данных, в которой вы в данный момент работаете или в другой базе данных.
- Если вы создаете таблицу для отдельной базы данных, то вам придется указать ее местоположение.
10
Выполните запрос.
- Вы собираетесь запустить запрос, который будет производить изменения в общей структуре базы данных, тогда Microsoft Access спросить вас, хотите ли вы отменить операцию.
- Нажмите кнопку «Да», чтобы закрыть диалоговое окно. Создайте новую таблицу и вернитесь в «Конструктор запросов».
11

Сохраните запрос. Все готово!

Реклама

Советы

Новичкам в этой сфере следует сначала сделать предварительный просмотр запроса перед изменением запрос-действия.

Что вам понадобится

Microsoft Access
База данных
Данные для консолидации в новую таблицу

Об этой статье

Эту страницу просматривали 8019 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Access 2010 предлагает множество опций, которые позволяют создавать и запускать запросы, которые возвращают именно ту информацию, которую вы ищете. Например, что, если вам нужно найти, сколько чего-то существует в вашей базе данных? Или что, если вы хотите, чтобы результаты вашего запроса автоматически сортировались определенным образом? Если вы знаете, как использовать свои параметры запроса, вы можете проектировать почти любой запрос, который вы хотите получить в Access.

Содержание:

Изменение запросов
Чтобы изменить запрос:
Сортировка запросов
Чтобы применить многоуровневую сортировку:
Скрытие полей в запросах
Чтобы скрыть поле внутри запроса:
Больше типов запросов
Итоговые запросы
Чтобы создать общий запрос:

На этом уроке вы узнаете, как изменять и сортировать свои запросы в представлении Query Design, а также как использовать функцию Totals для создания запроса, который может выполнять вычисления с вашими данными. Вы также узнаете о дополнительных вариантах построения запросов, предлагаемых в Access.

Изменение запросов

Access предлагает множество вариантов для того, чтобы ваши запросы работали лучше для вас. В дополнение к изменению критериев запроса и объединению после создания запросов вы можете сортировать или скрывать поля в результатах запроса.

Чтобы изменить запрос:

Когда вы открываете существующий запрос в Access, он отображается в представлении Datasheet, что означает, что результаты вашего запроса будут отображаться в таблице. Чтобы изменить свой запрос, вы должны ввести представление «Дизайн», представление, которое вы использовали при его создании. Существует два способа переключения на представление «Дизайн»:

В окне «Дизайн» внесите необходимые изменения, затем выберите команду « Выполнить», чтобы просмотреть обновленные результаты.

Вы можете заметить, что Access предлагает другие виды запросов, такие как Pivot Table View , Pivot Chart View и SQL View. Вы можете игнорировать их; эти представления позволяют использовать расширенные функции, которые вам не нужно использовать для этого руководства или для большинства функций Access.

Сортировка запросов

Access позволяет применять сразу несколько видов при разработке вашего запроса. Это позволяет вам просматривать ваши данные точно так, как вы хотите, каждый раз, когда вы его просматриваете.

Сортировка, которая включает в себя более одного отсортированного поля, называется многоуровневой сортировкой . Многоуровневая сортировка позволяет вам применять начальную сортировку, а затем дополнительно организовывать данные с дополнительными сортировками. Например, если у вас есть таблица, полная клиентов и их адресов, вы можете сначала отсортировать записи по городам, а затем отсортировать их по алфавиту по фамилии.

Когда в запрос включено несколько видов, Access читает сортировки слева направо . Это означает, что сначала будет применен самый левый вид. В приведенном ниже примере клиенты будут отсортированы сначала по городу, в котором они живут, а затем по почтовому индексу в этом городе.

Чтобы применить многоуровневую сортировку:

Откройте запрос и перейдите к представлению «Дизайн» .
Сначала найдите поле, которое вы хотите отсортировать. В строке Sort: щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать либо восходящую, либо нисходящую сортировку.

Повторите процесс в других полях, чтобы добавить дополнительные сортировки. Помните, что виды применяются слева направо, поэтому любые дополнительные виды должны применяться к полям, расположенным справа от вашего основного вида. При необходимости вы можете изменить поля, щелкнув поле и перетащив его в новое место.

Чтобы применить сортировку, щелкните команду «Выполнить».

Результаты запроса появятся с нужной сортировкой.

Вы также можете применять многоуровневые сортировки к таблицам, которые не имеют запросов к ним. На домашней вкладке на ленте, выберите Дополнительно команды раскрывающейся в Сортировка и Фильтрация группы. Выберите «Расширенный фильтр / Сортировка» и создайте многоуровневую сортировку, как обычно. Когда вы закончите, нажмите кнопку Toggle Filter, чтобы применить свой вид.

Скрытие полей в запросах

Иногда у вас могут быть поля, содержащие важные критерии, но вам может не понадобиться фактически видеть информацию из этого поля в окончательных результатах. Например, возьмите один из запросов, которые мы создали в нашем последнем уроке: запрос для поиска имен и контактной информации клиентов, которые разместили заказы. Мы включили идентификаторы номеров заказов в наш запрос, потому что мы хотели убедиться, что мы только вытащили клиентов, которые разместили заказы.

Однако нам действительно не нужно было видеть эту информацию в наших окончательных результатах запроса. На самом деле, если бы мы просто искали имена и адреса клиентов, видя, что номер заказа, смешанный с ним, тоже мог даже отвлекать. К счастью, Access позволяет скрыть поля, сохраняя при этом все критерии, которые они содержат.

Чтобы скрыть поле внутри запроса:

Откройте запрос и перейдите к представлению «Дизайн».
Найдите поле, которое вы хотите скрыть.
Установите флажок «Показать :», чтобы снять флажок.

Чтобы просмотреть обновленный запрос, выберите команду «Выполнить». Поле будет скрыто.

Чтобы отобразить скрытое поле, просто вернитесь в представление «Дизайн» и еще раз установите флажок «Показать: строка».

Больше типов запросов

К этому моменту вы должны понять, как создать простой или многозадачный запрос с использованием нескольких критериев. Дополнительные запросы предлагают вам возможность выполнять еще более сложные действия с вашей базой данных. Один из них — это итоговый запрос, который позволяет выполнять вычисления с вашими данными.

Итоговые запросы

Иногда установка простых критериев не даст вам результатов, которые вам нужны, особенно когда вы работаете с числами. Вы можете захотеть, чтобы ваши результаты запроса были сгруппированы или подсчитаны каким-то образом. Access 2010 предлагает несколько вариантов, которые делают эти функции возможными. Возможно, самым простым из них является команда Totals.

Когда вы используете функцию Totals в своем запросе, данные в ваших полях будут сгруппированы по значению, что означает, что все элементы одного типа перечислены вместе. Например, в общем запросе на предметы, проданные в нашей пекарне, каждый тип проданного предмета будет указан в одной строке, независимо от того, сколько раз этот товар был продан.

После того, как ваши записи сгруппированы, вы можете выполнять вычисления с ними. Эти расчеты включают:

Счет(Count), который подсчитывает количество одинаковых элементов в поле
Сумма, которая добавляет числа в это поле
Среднее значение, которое находит среднее из чисел, которые происходят в этом поле
Максимум, который возвращает наибольшее значение, которое было введено в этом поле
Минимум, который возвращает самое низкое значение, которое было введено в этом поле
Первый, который возвращает первое или самое раннее значение, которое было введено в этом поле
Последний, которое возвращает последнее или последнее значение, которое было введено в этом поле

Эти вычисления будут применяться к строкам, содержащим ваши сгруппированные элементы. Например, если вы решили использовать Sum, чтобы узнать, сколько из каждого элемента в меню было заказано, вы получите промежуточный итог для каждого элемента в своем запросе, а не общую сумму всех объединенных элементов.

Чтобы создать общий запрос:

Создайте или откройте запрос, который хотите использовать в качестве итогового запроса . В нашем примере мы хотим найти общее количество, которое мы продали в каждом из наших пунктов меню, поэтому мы будем использовать запрос, показывающий нам все пункты меню, которые мы продали. Если вы хотите следовать в нашей базе данных, откройте запрос пунктов меню.
На вкладке « Дизайн запроса» найдите группу «Показать / Скрыть», затем выберите команду «Итого».

Строка будет добавлена в таблицу в сетке проектирования , причем все значения в этой строке будут установлены в Group By. Выберите ячейку в строке « Всего:» поля, для которого вы хотите выполнить вычисление, и нажмите стрелку раскрывающегося списка, которая появляется.

Выберите расчет, который вы хотите выполнить в этом поле. В нашем примере мы хотим добавить количество продуктов, которые мы продали, поэтому мы выберем опцию Sum.

Когда вы удовлетворены своим дизайном запроса, выберите команду «Выполнить» на вкладке « Дизайн запросов », чтобы запустить запрос.

Результаты запроса будут отображаться в представлении Datasheet запроса, которое выглядит как таблица. Если вы хотите, сохраните запрос, нажав команду «Сохранить» на панели быстрого доступа. Когда появится запрос на его имя, введите нужное имя и нажмите «ОК» .

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!

Источник

Запросы как средство поиска данных и работы с ними

Создание запроса на выборку

Просмотр данных из выбранных полей

Одновременный просмотр данных из нескольких связанных таблиц

Создание запроса с параметрами

Указание типов данных для параметра

Создание итогового запроса

Выполнение расчетов на основе данных

Просмотр сводных данных и статистических показателей

Создание перекрестного запроса

Создание запроса на создание таблицы

Создание запроса на добавление

Создание запроса на обновление

Создание запроса на удаление

Изменение запроса

Читайте также

Получение заголовков запроса

Обработка результатов запроса

Ввод запроса в строке поиска

Сохранение поискового запроса

11.7.2 Доставка запроса от клиента на сервер

12.16.2 Секция запроса

Выполнение поискового запроса

Создание простого запроса

Использование запроса

Создание таблиц с помощью запроса

Подача запроса формы (GET и POST)

11.4. Изменение URL-запроса с применением NSMutableURLRequest

Разные режимы формирования запроса SQL

Сортировать результаты запроса

Применить многоуровневую сортировку

Скрыть поле в запросе

Создать общий запрос (общий запрос)

Запрос параметра

Запрос на поиск дубликатов

Шаги

Советы

Что вам понадобится

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

Изменение запросов

Чтобы изменить запрос:

Сортировка запросов

Чтобы применить многоуровневую сортировку:

Скрытие полей в запросах

Чтобы скрыть поле внутри запроса:

Больше типов запросов

Итоговые запросы

Чтобы создать общий запрос:

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!

Читайте также: