Ошибки кассиров при работе на кассе

Не так давно компании перешли на работу с онлайн-кассами, которые постоянно на связи с ФНС. Не все кассиры привыкли к такому порядку, в работе порой возникают ошибки, и непонятно, как их исправлять.

Чековую информацию налоговая служба получает в режиме реального времени. Все неточности в отправленных документах приводят к искажениям учёта. В итоге несоответствия между учётом и полученными ФНС данными приведут к штрафным санкциям по отношению к предпринимателю (организации). Ниже указаны наиболее частые ошибки кассиров, влияющих на учёт, и способы их исправлений. Приведены частые ошибки кассира в чеке онлайн-кассы.

Перепутан способ оплаты

В чеке пробивается признак формы расчёта — оплата электронными деньгами или наличностью. Если кассир перепутает этот параметр, то конечная сумма по отчёту не будет совпадать с той, которая окажется в денежном ящике ККТ. Ошибка обнаруживается в конце смены, вычисляется только изучением всех чековых документов, выданных за смену.

Перепутан товар

Кассиром указан в чеке не тот товар, который был продан по факту. Если стоимость такая же, то на ошибку часто просто закрывают глаза. Найти оплошность смогут только при выполнении инвентаризации — будут расхождения в остатках товара.

Указан не тот режим налогообложения

Если компания совмещает несколько режимов налогообложения, она по закону может обойтись и одним кассовым аппаратом. Однако кассир должен правильно указывать систему налогообложения, к которой относится каждый реализуемый товар. Если же покупатель выбрал несколько товаров, подпадающих под разные системы, кассир должен выдать два чека. В соответствии с Приказом ФНС России № ММВ-7-20/229@ от 21.03.17, приложение 2, таблица 5, в каждом чеке разрешается указывать только одну налоговую систему.

Для исключения этих и других ошибок, пользуется большим спросом услуга по обучению работы с онлайн кассами. Это особенно актуально в 2018 году, когда следующий пласт бизнеса обязан будет перейти на ККТ.

Методы исправления ошибок в кассовых чеках

Работа на ККТ, который не соответствует требованиям ФНС (например, неверно настроен), карается штрафами от 10 тысяч рублей (часть 4 статьи 14.5 КоАП РФ). Однако если ошибся кассир, штрафа не будет, но ФНС получит неточные сведения, поэтому данные отчётов необходимо корректировать.

Ошибки ККТ организации когда-то исправляли по такому порядку (п. 4.3 Порядка, утверждённого Минфином РФ от 30.08.93 за № 104):

• изымался чек у покупателя;
• писалась объяснительная кассира;
• составлялся акт, подписываемый комиссией (из числа сотрудников организации).

Письмо Минфина РФ № 03-01-15/46715 от 21.07.17 отменило старый порядок, но новый не ввело. Представители налоговой службы пока предлагают предпринимателям все ошибки кассира исправлять возвратным чеком (пробив чек с такими же показателями, как и ошибочный, но с признаком «Возврат прихода»). Далее можно выдать и нормальный фискальный документ с правильными данными. Налоговики не рекомендуют использовать чек коррекции, он только для исключительных случаев (компания не использовала ККТ или игнорировала отправку отчётов оператору).

Исправить ошибки с помощью «возврата» можно, даже если покупатель уже ушёл (в таком случае товар не возвращают). Так компания просто исправит ошибку кассира, взяв с него объяснительную (образец есть на официальном ресурсе ФНС).

Примечательно то, что частые возвраты также станут «звоночком» для налоговиков и основанием для внеочередной проверки. Тщательно проинструктировав кассиров, по возможности оптимизировав сам торговый процесс, вы избавите себя от лишних проблем с налоговой.

Распространёнными ошибками, которые совершают кассиры при работе на кассовом оборудовании (далее — КСА) являются:
— неверно сформированный платежный документ (чек) (на бОльшую сумму, чем следует);
— не оформление сдачи в платежном документе;
— снятие сменного Z-отчета с неверной датой;
— неправильное оформление записей в книге кассира;
— не оформление купли-продажи через КСА (отсутствует оформленный платежный документ).

1.     Кассир пробил по терминалу, но не пробил по КСА.

1.2 Кассир пробил по терминалу, а показал как наличку по КСА (и наоборот).

Первый случай — это занижение налогооблагаемой базы. Кассир должен написать объяснительную и пробить чек по КСА.

Второй случай — это грубейшая ошибка, которая показывает, что предприятие не следит за кассовой дисциплиной. Такие ошибки приводят к тому, что в книге кассира будет показана неверная сумма остатка денег в КСА.

Как избежать обоих случаев:

• сделать сверку в конце дня до формирования Z отчета,

Сверяем  “Итого” отчета по терминалу и безналичные продажи в X отчете. Эти цифры должны быть равны, если они не равны — значит где-то ошибка. 

• при заполнении книги кассира сверять фактические наличные деньги с данными книги, заполнять книгу кассира ежедневно (каждую смену).

2.     Кассир неправильно пробил чек.

Ситуация 1. Ошибка обнаружена до печати кассового чека.

Ситуация 2. Ошибка обнаружена после печати кассового чека.

В данной ситуации кассир должен:

1) Выдать покупателю новый кассовый чек.

2) Ошибочно сформированный кассовый чек оставить у себя.  

Каким образом оформить такой чек, уточните у обслуживающей КСА организации. Использование (погашение) таких чеков запрещено.

3) В конце рабочего дня (смены) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования и приложить к нему все ошибочно сформированные кассовые чеки за этот рабочий день (смену).

4) При использовании кассового оборудования без СКНО записать в графу 11 книги кассира итоговую сумму, указанную в данном реестре.

5) На кассовом оборудовании с установленным СКНО аннулировать ошибочно сформированный чек.

Ситуация 3. Кассир обнаружил ошибку, а покупатель уже ушел и не вернул ошибочный кассовый чек.

Что делать:

1) Не пробивать на кассовом оборудовании правильный кассовый чек и не составлять реестр ошибочно сформированных платежных документов.

2) В конце рабочего дня (смены) вывести Z-отчет, несмотря на то, что информация этого отчета содержит допущенную кассиром ошибку.

3) Не вносить исправления в Z-отчет.

4) На основании данных выведенного Z-отчета заполнить гр.5, 7, 8, 9 книги кассира.

5) В гр.12 книги кассира указать фактически сданную выручку за рабочий день.

6) В гр.13 книги кассира записать фактический остаток наличных денег на конец дня.

7) Написать объяснительную с указанием, когда, как и на какую сумму произошла ошибка.

3.     Клиент хочет вернуть товар: как сделать это правильно?

Алгоритм действий:

1) Получите устное или письменное заявление покупателя о желании вернуть товар.

2) Проверьте, действительно ли товар купили у вас.

Подтверждением, что товар купили у вас, могут быть:

• чек, квитанция или другие документы,

• свидетельские показания,

• элементы упаковки, подтверждающие приобретение товара у вас.

3) Посмотрите перечень товаров, не подлежащих возврату. Если товар возврату не подлежит, отправьте покупателя домой.

4) Если товар можно вернуть, верните деньги покупателю или поменяйте товар.

Как вернуть деньги:

1) Оформите акт о возврате наличных денежных средств покупателю (если чека нет, то в графе «№ чека» в акте ставьте прочерк).

2) Если покупатель предъявил чек на несколько позиций, верните деньги и копию чека (чек) с отметкой о возврате товара, а чек (копию чека) с отметкой о возврате оставьте у себя.

3) В конце дня в книге кассира в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям» заполните строку на сумму возвращенных денежных средств.

Не возвращайте деньги и не меняйте товар, если товар поврежден покупателем.

4.     Кассир принял деньги без подтверждающих документов.

Любые денежные средства принимаются с оформлением специальных документов или пробитием чека! Есть перечень с исключениями. Смотрите в 117 Инструкции.

5.     Кассир отдал деньги из КСА и не оформил документы.

Такая ситуация — риск для кассира. Только подтверждающий документ докажет, что выручку вы сдали, а не украли. Даже если приходит собственник или директор, требуйте оформления документов!

Например: расходный кассовый ордер. 

6.     Кассир сдал денег больше, чем продал.

Частая ошибка, если не вести учет или книгу кассира. На расчетный счет нужны деньги и кассир сдает сколько нужно. Потом выясняется, что столько денег даже не заработали.

Как избежать: ведите учет и книгу кассира или обращайтесь к профессионалам — мы подскажем.

ВАЖНО: если вы сдаете на расчетный счет больше денег, чем пробили по кассе, ИМНС поймет, что, скорее всего, вы пробиваете не все чеки

7.     Кассир не сдал выручку.

Выручку обязаны сдавать все, кроме ИП. Выручка изымается из КСА не реже 1 раза в 7 дней и не реже 1 раза в 30 дней из кассы предприятия. Подробней.

8. Кассир не сформировал платежный документ и соответственно не выдал его покупателю.

Это ситуация, последствия которой, могут стать для кассира административно наказуемой.
Ст.12.18 Кодекса РБ об административных правонарушениях установлено, что нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником ИП или юридического лица либо нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет ИП влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин.

    9. Как внести исправления в книге кассира?

В книге кассира сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как, на сегодняшний день, согласно пункту 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16 они освобождены от ведения книги кассира. 
Записи в книге кассира осуществляются ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работ для расходных операций. Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира. (пункт 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16) и ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 марта 2019 г. № 117 «Об утверждении Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами»

Поделитесь этой статьей с вашими кассирами, чтобы в будущем они не повторяли ошибки и исправляли их самостоятельно.

Видеоаналитика: контроль кассовых операций

«У меня не воруют» — скажет любой бизнесмен. Но при этом текучесть кадров от 30 до 80% в год, а потери на кассе колоссальные  – вот обычная картина в ритейле и ресторанном бизнесе. Крайне сложно заручиться доверием кассиров с высоким уровнем оттока рабочей силы.

Эксперты твердят одно: контроль кассовых операций – единственный эффективный способ защиты бизнеса от воровства. Об этом наша статья.

Почему персонал ворует?

Как показывает практика российского рынка розничной торговли, кассир-операционист, кассир-продавец – это низкооплачиваемые профессии. Однако при условии малого размера заработной платы, такой персонал ежедневно имеет дело с большим объемом денежных средств и товаров. Человек слаб, а соблазн велик. В среднем, потери в кассовой зоне могут доходить до 60 % от всех хищений, которые производит  персонал компании.

Вся подробная информация о видеонаблюдении в магазине находится в статье «Организация видеонаблюдения в магазине: советы от профессионалов».

Виды потерь на кассе

Все виды потерь компании на кассе можно разделить на умышленные методы мошенничества и непреднамеренные ошибки. Также в отдельную группу можно выделить нарушение регламентов работы и операции, требующие вмешательства администратора

ТОП -7 умышленных методов мошенничества на кассе

ТОП-7 намеренных методов мошенничества в кассовой зоне:

1. Фиктивный возврат товара или части покупки (иногда возврат упаковки вместо товара). Деньги забирает кассир.
2. Пробивка товара со скидкой, хотя покупатель оплачивает товар полностью.  Разница цен прикарманивается.
3. Продажа товара без кассового чека.
4. Невыдача мелкой сдачи покупателю, а при большом потоке покупателей набегает большая сумма.
5. Обман со сдачей (когда при получении крупной денежной купюры сдача, например с 5 тыс. р., сдача выдается, как с 500 р.).
6. Работа на кассе не под своим ФИО.
7. Мошенничество с количеством товара. Например, добавление позиций в чек.

ТОП-7 ошибок в работе с покупателями

ТОП-7 ошибок в работе с покупателями, при расчетах на кассе:

1. Отсутствие проверки крупных купюр.
2. Случайный обсчет.
3. Случайный отпуск товара без оплаты.
4. Пересортица товара.
5. Работа на кассе с открытым денежным ящиком, а также покидание рабочего места при открытом ящике для денег.
6. Не намеренное двойное сканирование товара.
7. Случайная продажа по заниженной цене.

Операции, требующие контроля администратора

Без участия администратора возможны следующие нарушения на кассе:

1. Сторнирование вместо аннулирования.
2. Несанкционированное оформление возвратного чека.
3. Осуществление перезагрузки кассы, а некоторые аппараты могут аннулировать последний чек.
4. Изъятие денег из кассы.
5. Присутствие в зоне кассы постороннего лица.

Нарушение корпоративной этики

Для оптимизации бизнеса крайне важно соблюдение регламентов и корпоративной этики. Без видеоконтроля трудно фиксировать следующие нарушения:

1. Нарушение стандартов работы (приветствие, оглашение маркетинговые предложения, оказание помощь покупателям или длительное ожидание).
2. Нарушение трудовой дисциплины.
3. Ненадлежащий внешний вид, разговоры по телефону и/или беспорядок на кассовой зоне.
4. Наличие пустых полок в зале. Статья по данной теме в блоге «Видеонаблюдение в магазине: контроль пустых полок».

Как работает видеоконтроль кассовых операций?

Полноценный  видеоконтроль кассовых операций состоит из следующих элементов:

• установка видеонаблюдения (касса);
• подключение интеллектуальной видеоаналитики;
• подключение облачной платформы для хранения данных;
• непрерывная видеофиксация и отслеживание подозрительных действий. Алгоритмы используются специальные фильтры, поиск по тексту и данные кассовых документов;
• получение отчетов от системы. Согласно установленным параметрам  можно получать статистику по каждому кассиру. В отчетах отмечаются все аномальные показатели.

ВЫВОДЫ: предприниматели в розничной торговле и ресторанном бизнесе не могут не уделять должного внимания потерям на кассе. Контроль кассовых операций (видеонаблюдение) – основополагающее условие ведения бизнеса. 

Итоги

Как правило, за подозрительными транзакциями скрываются именно махинации персонала. Многие виды мошенничество являются искусно изощренными и плохо поддаются контролю. Поэтому единственным эффективным методом борьбы с потерями на кассе является видеонаблюдение с элементами искусственного разума.  

При работе с кассой кассир может совершить ошибку. Исправить ее можно, но это необходимо сделать сразу после ее обнаружения, чтобы избежать штрафов от налоговых органов. Разбираемся, какие ошибки чаще всего совершаются при расчетах, и как их можно исправить.

Аннулирование чека

Ошибки на кассе случаются и это не повод паниковать. Налоговая не наказывает за них, если быстро ее обнаружить и действовать правильно. В случаях, когда ошибка замечена еще до пробития чека, его необходимо аннулировать.

Аннулирование чека — это отмена кассовой операции до того, когда чек был закрыт и напечатан. Аннулирование может быть из-за ошибки кассира или при отказе покупателя от товара во время проведения расчета.

Если ошибка замечена уже после того, как чек напечатан, то отменить его уже нельзя. Для отмены неправильного чека нужно будет сформировать чек коррекции или чек возврата. 

Какие ошибки встречаются чаще всего:

• сумма в чеке указана неверно;
• ошибка в способе расчета (наличный или безналичный);
• из-за технического сбоя чек не дошел до ФНС;
• несовпадение даты формирования чека и даты  поступления денег продавцу.

Избежать штрафа можно в том случае, если:

• самостоятельно исправить ошибку до того, как ее заметили налоговые органы;
• после исправления добровольно предоставить в ФНС сведения о причинах возникновения ошибки и документы.

Перед тем, как исправлять ошибку, необходимо выяснить, с каким форматом фискальных данных работает онлайн-касса. В ФФД 1.05, чтобы исправить ошибочный чек, необходимо сформировать чек возврата, а в ФФД 1.1 и 1.2 для исправления чека нужно использовать чек коррекции. Если был произведен расчет без пробития чека на кассе, то ФФД не имеет значения, и в обоих случаях формируется чек коррекции.

Узнать, по какому формату фискальных данных касса формирует документы, можно следующими способами:

• сформировать отчет об открытии смены (в отчете может быть сразу указан ФФД или только цифровое обозначение. Так, если в поле ФФД ККТ указана цифра 2, то ФФД 1.05, если цифра 3 — ФФД 1.1, цифра 4 — формат 1.2);
• зайти в личный кабинет ОФД и перейти на вкладку со списком касс.

Какой чек формировать при обнаружении ошибки

Формировать чек коррекции или возврата нужно как только ошибка обнаружена и не важно, сколько дней прошло с момента ее возникновения. Рассмотрим алгоритм исправления ошибки для разных версий ФФД

Формирование чека возврата для ФФД 1.05

Формат 1.05 задуман как переходный, поэтому в нем не все функции более поздних версий. Одна из особенностей — сокращенный формат чека коррекции. Чек коррекции в ФФД 1.05 содержит не все обязательные реквизиты, в нем нет предмета расчета и признака расчета (возврат прихода или расхода), поэтому он не может быть использован для исправлении ошибки.

Чтобы исправить ошибку, необходимо сформировать чек возврата, а затем пробить корректный чек. Если в расчетах не была использована касса, то в любом случае формируется чек коррекции.

Алгоритм действий для исправления ошибки:

1. Формирование чека возврата для отмены ошибочной операции.

Особенности:

• в графе Признак расчета необходимо указать, для какой операции формируется чек. Если отменяется чек прихода, необходимо указать “Возврат прихода”, а для отмены чека расхода в признак расчета указывается “Возврат расхода”.
• если деньги клиенту не возвращались, в способе оплаты необходимо указать “встречное представление”, если возвращались — указывается форма расчета (наличная или безналичная).

2. Внести в чек возврата фискальный признак (ФПД или ФП) ошибочного чека. ФНС рекомендует указывать эти данные в дополнительном реквизите чека возврата (тег 1192).
3. Перенос остальных реквизитов из ошибочного чека. Переносить нужно даже ошибочные данные, так как на этом этапе происходит только отмена ошибочного чека, а не его исправление.
4. Формирование нового чека уже без ошибок.

Особенности:

• новый чек и ошибочный должны содержать одинаковые реквизиты;
• допущенная ошибка должна быть исправлена;
• в дополнительном реквизите чека (тег 1192) необходимо указать ФПД ошибочного чека. Это нужно, чтобы связать между собой 2 чека и понимать, какой чек исправляется, а какой — замена ошибочному.

5. Отправка в ФНС заявления о том, что произошла корректировка чека с ошибкой. В заявлении указываются причины возникновения ошибки и как именно она была исправлена. Также в заявлении указываются ФПД обоих чеков. На подачу заявления дается 3 дня с формирования корректного чека. Подать заявление можно через личный кабинет на сайте ФНС.

Формирование чека коррекции для ФФД 1.1 и 1.2

Если кассовый аппарат работает с ФФД 1.1 или ФФД 1.2, для исправления ошибки необходимо сформировать чек коррекции.

Алгоритм исправления ошибки:

1. Формирование чека коррекции для ошибочного чека. В признаке расчета необходимо указать тип операции (Возврат прихода или возврат расхода).
2. Перенос всех данных из ошибочного чека в чек коррекции (ошибочные данные переносятся без исправлений, в точности как они указаны в ошибочном чеке).
3. Указание фискального признака (ФПД) в дополнительном реквизите чека, чтобы ФНС смогла его идентифицировать.
4. Прописывание тегов — отличие от чека возврата для ФФД 1.05.

Указываются следующие реквизиты:

• тип коррекции (1173): самостоятельная операция (0) — самостоятельно заметили и исправили ошибку, по предписанию (1) — когда ошибка исправляется после предприсания ФНС.
• основание для коррекции (1174): дата совершения ошибочного расчета (1178) и номер предписания ФНС (1179), если исправление происходит после указания на ошибку от ФНС.

5. Формирование нового корректного чека. В признаке расчета указывается такой же признак, какой был в ошибочном чеке. Из ошибочного чека переносятся все данные, кроме самой ошибки — ее необходимо исправить и указать верные данные. В дополнительном реквизите указывается ФПД ошибочного чека. Тип коррекции, основание и дата переносятся из чека коррекции.

В случае формирования чека коррекции заявление в налоговую писать не нужно. Но лучше перестраховаться и все же предоставить налоговым органам акт и заявление. В акте необходимо указать все исправленные чеки.

Если не провели расчет по кассе, какой чек формировать

Если расчет по кассе не проводился, для любого формата фискальных данных необходимо формировать чек коррекции. Рассмотрим подробно алгоритм для разных ФФД.

ФФД 1.05

Для начала необходимо сформировать акт, в котором перечисляются данные обо всех расчетов без использования ККТ.

Что должно быть в акте:

• дата проведения расчета;
• наименование товара;
• цена и количество товара;
• причина, по которой не применялась ККТ.

Акту присваивается номер и дата.

После составления акта необходимо сформировать чек коррекции. В нем указывается признак расчета (приход или расход), основание для коррекции (самостоятельная коррекция или по предписанию ФНС.

Заполняется также графа “Документ для основания коррекции”. В нее вносится номер предписания ФНС или номер акта, если производится самостоятельная коррекция.

Так как в чеке коррекции нет информации о проданном товаре, допустимо сформировать один чек коррекции с указанием общей суммы расчетов без применения ККТ. Но для сопоставления суммы вместе с чеком коррекции в налоговые органы необходимо предоставить акт с перечислением всех расчетов без касс. Если его не предоставить, избежать штрафа не получится.

ФФД 1.1 и ФФД 1.2

При работе с ФФД 1.1 и 1.2 можно сразу приступать к формированию чека коррекции. Если касса не применялась при приеме денег, в признак расчета указывается “Приход”, если произошла выплата денег — Расход.

При обнаружении и исправлении ошибки самостоятельно в графе Основание для коррекции указывается “самостоятельная коррекция”, если ошибка обнаружена ФНС — “по предписанию”.

Номер предписания налогового органа указывается, только если получено соответствующее предписание об ошибке от ФНС. Если ошибка замечена самостоятельно, указывается только дата ее совершения. В чеке коррекции необходимо также перечислить наименование товаров или услуг, адрес расчета и другие обязательные реквизиты чека коррекции.

Каждая корректируемая сумма должна отражаться в чеке отдельной строкой. Если чек коррекции формируется для маркированного товара, необходимо указать всю информацию о товаре, которую вы знаете, в том числе код маркировки, и все обязательные реквизиты чека коррекции. Это нужно для вывода кода маркировки из оборота. Если не указать эту информацию, можно получить новый штраф за не передачу сведений о маркированном товаре.

Не стоит бояться допустить ошибки при формировании чека, ведь их можно исправить. Но в любом случае лучше внимательно следить за вводимой информацией при проведении расчетов, чтобы избежать лишних действий.

Компания ДЕНВИК занимается продажей, регистрацией и обслуживанием ККТ. Оставляйте заявку на консультацию, если не можете самостоятельно подобрать оборудование или хотите заключить договор обслуживания. С вами свяжутся наши менеджеры и помогут.

Получить консультацию

За ошибки кассира приходится платить и самому кассиру, и компании. Промахов в работе не избежать, а вот штрафов — вполне реально. Что делать, если кассир «накосячил», рассказывает основатель бухгалтерского сервиса «Делай Свое Дело» Маргарита Новосельцева.

— Расскажу об основных ошибках кассиров и том, как их избежать или исправить.

Ошибка № 1: кассир пробил чек по терминалу, но не пробил по КСА (кассовому суммирующему аппарату). Как вариант — кассир пробил чек по терминалу, а показал, как наличку по КСА (или наоборот).

Первый случай расценивается как занижение налогооблагаемой базы. Кассир должен написать объяснительную и пробить чек по КСА.

Второй случай показывает, что предприятие не следит за кассовой дисциплиной. Такие ошибки приводят к тому, что в книге кассира будет показана неверная сумма остатка денег в КСА.

Что делать: В конце дня до формирования Z-отчета сверить цифры — в графе «Итого» в отчете по терминалу и в графе «Безналичные продажи» в Х-отчете — они должны совпасть. Если нет — значит где-то закралась ошибка и нужно разбираться. Также при заполнении книги кассира нужно сверить фактические наличные деньги с данными книги. Чтобы избежать ошибки, книгу кассира нужно заполнять каждый день (каждую смену).

Ошибка № 2: кассир пробил чек неправильно.

Что делать, если ошибка обнаружена до печати кассового чека:

1. Исправить на КСА неправильно набранную информацию.

2. Отменить операцию в чеке или отменить весь чек в зависимости от модели КСА.

3. Ввести правильные данные.

Что делать, если ошибка обнаружена после печати кассового чека:

1. Выдать покупателю новый кассовый чек.

2. Ошибочно сформированный чек оставить у себя. Каким образом его оформить, подскажет обслуживающая КСА организации. Использование (погашение) таких чеков запрещено.

3. В конце рабочего дня (смены) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования и приложить к нему все ошибочно сформированные чеки за весь рабочий день (смену).

4. Если кассовое оборудование без СКНО (средства контроля налоговых органов), то в книгу кассира в графу 11 нужно внести итоговую сумму, указанную в реестре.

5. На кассовом оборудовании с СКНО — аннулировать ошибочно сформированный чек.

Что делать и чего не стоит, если кассир обнаружил ошибку, а покупатель с чеком уже ушел:

1. Не пробивать на кассовом оборудовании правильный кассовый чек и не составлять реестр ошибочно сформированных платежных документов.

2. В конце рабочего дня (смены) вывести Z-отчет, несмотря на допущенную ошибку.

3. Не вносить исправления в Z-отчет.

4. Заполнить книгу кассира на основании данных из Z-отчета — графы 5, 7, 8, 9.

5. В графе 12 книги кассира указать фактически сданную выручку за рабочий день (смену).

6. В графе 13 книги кассира записать фактический остаток наличных денег на конец дня (смены).

7. Написать объяснительную — когда, как и на какую сумму произошла ошибка.

Ошибка № 3: кассир провел возврат товара без надлежащего оформления документов.

Ошибка чревата тем, что у кассира, вернувшего покупателю деньги из кассы, сумму возврата вычтут из заработной платы.

Как нужно поступить:

1. Получить устное или письменное заявление покупателя о желании вернуть товар.

2. Проверить, действительно ли товар куплен у вас. Подтверждением может быть чек, квитанция или другие документы, свидетельские показания, элементы упаковки, подтверждающие приобретение.

3. Посмотреть перечень товаров, не подлежащих возврату. Если товара в этом списке нет, и если он не поврежден, то — вернуть деньги или поменять на другой.

Важно: Не возвращать деньги и не менять товар, если товар поврежден покупателем.

Как вернуть деньги:

1. Оформить акт о возврате покупателю наличных денег (если чека нет, то в графе «№ чека» в акте поставить прочерк).

2. Если покупатель предъявил чек на несколько позиций, то вернуть деньги и копию чека (чек) с отметкой о возврате товара, а чек (копию чека) с отметкой о возврате оставить себе.

3. В конце дня в книге кассира в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям» поставить цифру.

Ошибка № 4: кассир отдал деньги из КСА и не оформил документы.

Такая ситуация — риск для кассира. Только подтверждающий документ докажет, что выручку он сдал, а не присвоил.

Что делать: даже если приходит собственник или директор, требовать оформления документов, например, расходный кассовый ордер.

Ошибка № 5: кассир принял деньги без подтверждающих документов.

Любые денежные средства принимаются с оформлением специальных документов или пробитием чека! Исключения смотреть в пункте 25 Инструкции Нацбанка РБ.

Как избежать: оформлять документы.

Ошибка № 6: кассир сдал денег больше, чем продал.

Частая ошибка, если не вести учет или книгу кассира. На расчетный счет нужны деньги — и кассир сдает сколько нужно. Потом выясняется, что столько денег предприятие даже не заработало.

Как избежать: вести учет и книгу кассира.

Важно! Если вы сдаете на расчетный счет больше денег, чем пробили по кассе, ИМНС поймет, что, скорее всего, вы пробиваете не все чеки.

Ошибка № 7: кассир не сдал выручку.

Выручку обязаны сдавать все, кроме ИП. Выручка из КСА и выручка из кассы предприятия изымается не реже 1 раза в 7 дней и не реже 1 раза в 30 дней.

Что делать: сдавать выручку вовремя и в соответствии с пунктом 15 Инструкции Нацбанка РБ.